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Le note di debito rappresentano una forma di prova che un'attività ha creato una legittima voce di addebito nel corso di un'altra attività. Ciò può verificarsi quando un acquirente restituisce materiali a un fornitore e deve convalidare l'importo rimborsato, quindi l'acquirente rilascia una nota di addebito che riflette la transazione contabile. Un business potrebbe emettere una nota di addebito in risposta a una nota di credito ricevuta. Gli errori, spesso gli interessi e le tasse di interesse, in una fattura di vendita, acquisto o prestito potrebbero indurre una ditta ad emettere una nota di debito per correggere l'errore.

Note di debito, debiti e fatture

Le note di debito e le note di credito sono quasi sempre coinvolte nelle transazioni business-to-business. Corrispondono a voci di addebito e di credito nei registri contabili, che servono inoltre come prova di una transazione commerciale precedente. Possono anche essere indicati come memo di addebito.

Le note di debito di solito comprendono tutte le informazioni generali: la data della nota, un numero di serie, una breve descrizione della transazione commerciale precedente, i dettagli degli elementi restituiti (incluse le imposte sulle vendite e il riferimento alla fattura) e le firme di autorità aziendali.

C'è qualche ambiguità tra i termini "debito" e "ricevuta di debito". A volte una ricevuta di debito viene utilizzata in modo intercambiabile con la nota di addebito; altre volte, le ricevute di addebito sono intese solo per descrivere documenti scritti che dimostrano che un cliente deve soldi ad una società. È raro vedere il termine, ricevuta di debito per le transazioni B2B.

Ogni termine è molto simile a una fattura. La differenza principale è che le fatture mostrano sempre una vendita, in cui le note di debito e le ricevute di debito riflettono rettifiche o rendimenti su transazioni già avvenute.

Note di debito e ritorni materiali

Pensate alle note di addebito come pretese contro gli errori di business. Nel caso di merci restituite da un acquirente a un fornitore o un fornitore, la nota di addebito mostra la variazione dei libri degli acquirenti (registri contabili) e richieste di credito restituito. Il fornitore / fornitore spesso invia una nota di credito come prova dell'inversione.

Ad esempio, considerare il caso in cui l'azienda XYZ restituisce materiale al suo fornitore, società ABC. Per dimostrare l'importo da rimborsare, XYZ crea una nota di addebito. L'acquisto originale era di $ 5 000, per cui la nota di addebito dovrebbe riflettere il costo dei materiali e le imposte locali sulle imposte sulle vendite. Le imposte e il costo delle merci devono sempre essere elementi separati nella nota.

Al ricevimento, ABC deve creare una piccola nota di credito come prova della comprensione, quindi procedere a rimborsare o offrire credito a XYZ (purché la nota di addebito contenesse informazioni corrette).

Debiti e interessi / provvigioni Commissione

Supponiamo che un'attività sia dovuta a un prestatore o alla commissione a un terzo per i servizi resi. In tal caso, la nota di addebito viene normalmente rilasciata per rispondere a una nota di credito ricevuta, ma un debitore potrebbe sempre rilasciare un improprio.

Le note di addebito della Commissione sono comuni tra le società madri e le controllate. Le note di addebito per interessi possono essere utilizzate per regolare i pagamenti anticipati o come una semplice forma di registrazione.