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La differenza tra un libro principale e il giornale generale è che il giornale generale è considerato il libro iniziale di iscrizione. Il registro generale e la nota generale contribuiscono a creare un sistema di record di contabilità a doppia entrata, utilizzato per registrare le transazioni finanziarie. Questi due strumenti di registrazione registrano i due diversi effetti delle transazioni finanziarie che includono debiti e crediti. Le transazioni e le registrazioni del giornale generale vengono trasferiti ai conti della contabilità generale. Dopo che i saldi sono calcolati, vengono trasferiti dal libro a un saldo di prova. A partire dal 2015, la maggior parte delle organizzazioni utilizza software per registrare le transazioni in libri generali e riviste generali.

Il giornale generale è riconosciuto come il primo libro di iscrizione. Questo giornale è il primo posto dove le transazioni sono registrate. Questo metodo di contabilità era più popolare quando i computer e il software non erano prontamente disponibili. Ogni pagina del giornale generale include colonne per date, numeri di serie e debiti o crediti. Il giornale generale fornisce anche una descrizione con ogni transazione. Alcune organizzazioni conservano riviste specializzate, come riviste di acquisto o di vendita. Le riviste specializzate registrano solo tipi specifici di transazioni, mentre le riviste generali registrano tutte le altre transazioni.

Un registro generale è generalmente un file o un libro utilizzato per tenere registri di tutti gli account rilevanti. Il registro è utilizzato per monitorare fino a cinque elementi contabili rilevanti che includono spese, attività, ricavi, passività e capitale. Ogni voce contabile rilevante ha una tabella a due colonne a forma di T. Il titolo di account è situato nella parte superiore della tabella a forma di T e la tabella presenta un record di voci di addebito e credito. Le voci di addebito si trovano sul lato sinistro della tabella a forma di T e le voci di credito si trovano sulla destra. Per alcune organizzazioni, il libro principale incorpora colonne aggiuntive per date, descrizioni delle transazioni e numeri di serie.