Ogni datore di lavoro che paga un dipendente di 600 dollari o più per l'anno, comprese le forme di remunerazione non coprenti, deve presentare un modulo W-2 per ogni dipendente soggetto a ritenute fiscali e salariali. I datori di lavoro presentano una copia del modulo W-2 con l'IRS per scopi di informazione e inviare una copia all'utilizzatore per l'utilizzo nella redazione del proprio reddito annuale (modulo 1040, 1040A o 1040EZ) e determinando la responsabilità totale dell'imposta sul reddito. I datori di lavoro possono presentare il modulo W-2 con l'IRS elettronicamente o via posta se hanno meno di 250 dipendenti; se dispongono di 250 o più dipendenti, i datori di lavoro devono presentare i loro W-2 elettronicamente.
Sul modulo W-2, i datori di lavoro devono riportare il loro numero di identificazione del datore di lavoro; il loro nome, indirizzo e codice postale; il nome, l'indirizzo e il codice postale del dipendente; salari, consigli e altri indennizzi del dipendente; l'imposta sul reddito federale che il datore di lavoro si è trattenuto dalla retribuzione del dipendente (che avrebbe dovuto rimandare all'IRS); l'importo dei salari del dipendente soggetto a imposte sulla previdenza sociale e Medicare; l'importo delle ritenute di sicurezza sociale e Medicare trattenute; Suggerimenti per la sicurezza sociale; consigli assegnati; prestazioni a carico dipendente che il datore di lavoro ha pagato o ha sostenuto per conto del dipendente; reddito del piano non qualificato; e altre forme di reddito, che possono essere o meno imponibili, come il costo della copertura sanitaria sponsorizzato dal datore di lavoro e gli stipendi di salario a 401 (k) piani (entrambi non imposti dal 2014). I datori di lavoro riportano anche il reddito e le imposte locali e locali di ciascun dipendente in forma W-2.
Se un datore di lavoro fa un errore sul modulo W-2 e lo cattura dopo aver depositato il modulo, dovrebbero compilare un modulo W-2c e inviare copie sia all'IRS che al dipendente per correggere l'errore . I datori di lavoro dovrebbero dare a ciascun dipendente sottoposto a W-2 una copia della forma entro il primo giorno lavorativo di febbraio (solitamente il 1 ° febbraio).
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