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La contabilità a doppia entrata è il concetto che ogni transazione contabile ha due effetti sulla finanza di un'azienda. Il registro generale è il record delle due parti di ogni transazione. Se un'azienda vende un prodotto, i suoi ricavi aumentano e gli aumenti di denaro aumentano di pari importo. Quando un'azienda prende in prestito fondi da un creditore, aumenta il saldo in contanti, ma il saldo del debito della società aumenta di pari importo.

Il sistema a doppia entrata crea un bilancio costituito da attività, passività e patrimonio netto. Il foglio è equilibrato perché le attività di un'impresa saranno sempre uguali alle proprie passività più il patrimonio netto. Le attività comprendono tutti gli elementi che una società possiede, quali inventario, denaro, macchinari, edifici e anche oggetti immateriali come i brevetti. Le passività rappresentano tutto ciò che la società deve a qualcun altro, come i debiti a breve termine di proprietà dei fornitori o le obbligazioni a lungo termine dovute a una banca. L'equity rappresenta la partecipazione dei proprietari in azienda. L'equity può includere tutti i contributi che i proprietari hanno fatto alla società, più i profitti della società o meno le perdite della società.

Ogni voce ha un lato "addebito" e un lato "credito", registrato nel libro principale. I conti degli asset aumentano quando vengono addebitati e diminuiti quando vengono accreditati. Al contrario, le passività e l'aumento di capitale aumentano quando vengono addebitati e diminuiti quando vengono addebitati. Se un'attività aumenta con un addebito, il lato di credito dell'entrata influirà su un'altra attività diminuendola o influenzerà un conto di responsabilità o di patrimonio netto, aumentandolo, in modo da mantenere in equilibrio l'attività = passività + equità di patrimonio.

Ad esempio, se Lucie apre un nuovo negozio di generi alimentari, può iniziare l'attività contribuendo a risparmiare di 100.000 dollari all'azienda. La prima iscrizione al libro principale sarebbe un addebito a Cash, aumentando le attività della società e un credito a Equity, aumentando la quota di proprietà di Lucie nella società. Se Lucie acquista alcune unità di scaffalature per $ 5 000 sulla carta di credito aziendale, la prossima entrata nel libro principale sarà un addebito all'attrezzatura per $ 5 000, aumentando i beni della società e un credito a Credit Card Due per $ 5 , 000, aumentando le passività della società.

Un sotto-registro può essere conservato per ogni singolo conto, che rappresenterà solo una metà della voce. Il registro generale, però, ha il record per entrambe le metà dell'entrata. Quando Lucie acquista la scaffalatura, il sottosegretario dell'apparecchiatura mostrerebbe solo la metà dell'entrata, che è l'addebito all'attrezzatura per $ 5 000. Il sottoscritto della carta di credito includerebbe un record dell'altra metà della voce, credito per $ 5, 000.Il libro principale avrebbe due linee aggiunte ad esso, mostrando sia il debito che il credito per $ 5, 000 ciascuno.

Secondo il Wall Street Journal, l'uso precoce del sistema di doppio ingresso è stato documentato da Luca Pacioli nel XV secolo. I contabili nel 1400 utilizzarono la penna e la carta per la loro registrazione, tenendo faticosamente la traccia di ogni doppia entrata. I contabili oggi non utilizzano tipicamente un libro fisico generale; tuttavia, il software di contabilità moderno utilizza lo stesso concetto sottostante di pubblicare due voci nel registro generale per ogni transazione.