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Un registro generale agisce come un record di tutti i conti e le loro transazioni. Il bilanciamento del registro comporta sottrarre il numero totale di addebiti dal numero totale di crediti. Per calcolare correttamente i crediti e gli addebiti, è necessario innanzitutto comprendere alcune regole.

In primo luogo, gli addebiti devono in ultima analisi essere uguali a crediti. Mentre questo potrebbe essere confuso in un primo momento, e può essere tentativo di utilizzare semplicemente numeri positivi e negativi per tenere conto delle transazioni, in ultima analisi la relazione di addebito e credito esprime più accuratamente ciò che accade nel business.

In secondo luogo, i debiti aumentano i conti di attività, spese e dividendi mentre i crediti diminuiscono. Può essere utile utilizzare il mnemonico D. E. A. D. per ricordare questo: gli addebiti aumentano le spese, gli asset e i dividendi.

In terzo luogo, il contrario è vero per i conti di responsabilità, reddito e patrimonio netto. I crediti aumentano questi, mentre gli addebiti li riducono. Il mnemonico per ricordare questa relazione è G. I. R. L. S.: conti quali aumento sono le entrate, i redditi, i ricavi, le passività e l'azionariato.

Perché questi hanno l'effetto contrario sui conti complementari, in ultima analisi i crediti e gli addebiti sono uguali e dimostrano che i conti sono equilibrati.

È inoltre importante ricordare che ogni transazione può essere descritta usando il formato di addebito / credito e che i libri devono essere tenuti in equilibrio in modo che ogni addebito sia abbinato ad un credito corrispondente.

Un addebito senza il relativo credito corrispondente viene chiamato un addebito dangling. Ciò può accadere quando una voce di addebito viene immessa sul lato di credito o quando una società viene acquisita ma la transazione non viene registrata. Allo stesso modo, un biglietto di credito può essere iscritto nel registro generale quando viene effettuato un deposito, ma ha bisogno di un biglietto di addebito compensativo, sia allo stesso tempo che subito dopo, per bilanciare i libri.

Per iniziare, immettere tutti gli account di addebito sul lato sinistro dello stato patrimoniale e tutti i conti di credito a destra. Includi l'equilibrio per ciascuno. Considera quale account di debito interessa ogni transazione e se in ultima analisi aumenta o diminuisce tale account. Ad esempio, diminuisce l'inventario o aumenta il denaro? Infine, calcolare l'equilibrio per ogni account e aggiornare lo stato patrimoniale.

Quando hai finito, controlla che i crediti debbano essere uguali per garantire che i libri siano equilibrati. Un altro modo per garantire che i libri siano equilibrati è creare un equilibrio di prova. Ciò significa elencare tutti gli account nel registro e i saldi di ogni addebito e credito. Una volta che i saldi sono calcolati sia per i debiti che per i crediti, i due dovrebbero corrispondere. Se le cifre non sono le stesse, qualcosa è stato perso o calcolato e i libri non sono equilibrati.

Software di contabilità come QuickBooks, FreshBooks e Xero è utile per bilanciare i libri, poiché tali programmi contrassegnano automaticamente le aree in cui manca un credito o un addebito corrispondente.