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La riconciliazione bancaria è un processo necessario per individuare potenziali errori, frodi o irregolarità e consente all'azienda di apportare adeguati adeguamenti al saldo del suo conto di cassa. La riconciliazione bancaria fornisce un record esterno indipendente dei flussi di cassa di un'azienda.

La corretta gestione dei contanti è una pratica essenziale per qualsiasi attività. Per rimanere finanziariamente solvibile e sano, un'impresa deve assicurarsi che abbia sempre abbastanza liquidità a disposizione per soddisfare i propri obblighi finanziari. Un altro elemento di buona gestione dei contanti è vedere che il denaro inutilizzato è investito per guadagnare qualche tipo di rendimento. Un tesoriere aziendale dovrebbe esaminare regolarmente i flussi di cassa aziendali e tentare di anticipare i periodi in cui la società può avere eccesso di liquidità o quando i flussi di cassa aziendali possono diventare problematiciamente bassi.

La maggior parte delle aziende prepara un bilancio dettagliato sulla cassa che viene rivisto e aggiornato regolarmente. Il bilancio di cassa prevede flussi e flussi di cassa previsti per un determinato periodo di tempo come parte del piano di gestione della liquidità della società.

Oltre al bilancio di cassa, le aziende tipicamente impostano un certo numero di politiche di controllo del cash come parte della gestione del flusso di cassa. Le politiche di controllo monetario assicurano che l'accesso al denaro della società sia limitato a un personale appropriato, che i compiti di riconciliazione in denaro siano assegnati a parti appropriate e che siano stati stabiliti standard di responsabilità. Alcune politiche comuni di controllo monetario disciplinano la gestione delle entrate provenienti dalle vendite in contanti, la gestione di posta che contiene controlli o fatture, la gestione dei depositi bancari, la registrazione dei pagamenti ricevuti e i controlli in materia di erogazioni in denaro. I controlli di erogazione in contanti riguardano normalmente le procedure per l'erogazione di assegni o carte di credito, la gestione di denaro contante e la documentazione di supporto per l'erogazione in contanti.

La riconciliazione bancaria aggiunge un elemento importante alle politiche di controllo monetario di un'azienda verificando i flussi di cassa e le uscite della società con una fonte esterna di flussi di cassa. Il reparto contabile designa una persona che non è regolarmente coinvolta nella gestione di ricevute di cassa e di erogazioni in denaro per conciliare le dichiarazioni bancarie della società ogni mese. Questa politica di controllo monetario elimina le frodi fornendo una verifica indipendente da parte di qualcuno che non è coinvolto nella gestione del denaro contante.

Il processo di riconciliazione bancaria confronta i record della banca con i record aziendali e riconcilia le eventuali differenze. Il passo iniziale nella riconciliazione bancaria confronta il saldo del conto in contanti sul conto bancario mensile con il saldo in denaro indicato nel portafoglio generale della società. I due bilanci spesso si differenziano. Le differenze di solito derivano da cose come i depositi registrati dalla società ma non ancora registrati dalla banca e gli elementi iscritti in conto corrente ma non ancora registrati dalla società.Queste voci bancarie possono includere tasse di controllo insufficienti, oneri di servizio bancario o interessi pagati sul conto.

Oltre al confronto di base dei saldi, alcune aziende confrontano anche il numero di addebiti registrati in banca e il numero di esborsi registrati in azienda come un controllo aggiuntivo sulle frodi o sugli errori.