Ci sono molte buone ragioni per creare un manuale completo dei dipendenti. Innanzitutto, c'è l'aspetto giuridico, in cui fornisce una certa protezione nel caso in cui qualcosa va storto. In secondo luogo, è un modo semplice per accertare la conformità a determinate leggi e regolamenti del lavoro. Infine, aiuta a guidare i dipendenti verso un corretto comportamento e dà loro un quadro di riferimento quando non sei presente.

1. Protezione legale

Forse il più ovvio è l'aspetto legale, in cui le linee guida chiare possono aiutare a proteggere la vostra società contro contenziosi se un dipendente agisce contro le istruzioni. Fornendo un elenco dettagliato di cose che i dipendenti non dovrebbero fare, diventa evidente a un tribunale che il dipendente non agisse per conto della tua società quando ha esplicitamente violato le regole e ha causato danni al cliente. Al contrario, se le linee guida sono vaghe - o peggio, solo verbale - diventa molto più difficile per la tua azienda dimostrare la sua innocenza.

Se un dipendente provoca danni al lavoro, è altrettanto importante poter dimostrare che esiste una procedura documentata e sicura che il dipendente ha scelto di ignorare.

È anche importante precisare un corretto comportamento tra i dipendenti in nessun modo incerto, rendendo chiaro che l'azienda ha zero tolleranza per comportamenti inappropriati. Ciò può essere particolarmente importante nel caso di cause legali di molestie, quando l'attore può trascinare la vostra azienda nel conflitto sostenendo che non hai fatto abbastanza per scoraggiarlo.

2. Conformità alle leggi del lavoro

Ci sono leggi federali e statali del lavoro che richiedono che alcune informazioni siano fornite per iscritto ai vostri dipendenti. La mancata osservanza può causare multe, sanzioni e azioni legali da parte dei dipendenti che si percepiscono di essere sbagliati.

Il manuale dei dipendenti dovrebbe includere sempre le politiche di permesso della tua azienda, come il congedo medico di famiglia. A seconda della dimensione della tua azienda, possono esistere leggi federali e statali che concedono una certa quantità di giorni non pagati per malattie gravi, cura di un familiare malato o la nascita di un figlio. La legge federale è fino a 12 settimane in un dato periodo di 12 mesi, ma le leggi statali variano.

La compensazione dei lavoratori è un'altra inclusione obbligatoria nel manuale. Mentre non esiste un requisito federale per includere le informazioni relative ai lavoratori in un manuale, molti Stati richiedono che i lavoratori siano fornite queste informazioni per iscritto. Allo stesso modo, è spesso obbligatoria fornire ai tuoi dipendenti informazioni scritte sulla politica anti-discriminazione della propria società.

È anche saggio controllare le leggi locali e statali quali informazioni devono fornire per iscritto ai propri dipendenti in merito ai benefici, ai congedi militari, ai diritti dei lavoratori disabili, alle politiche sull'allattamento al seno, alle vittime della criminalità e alle cause giudiziarie e politiche di licenza di giuria.

3. Comportamento dipendenti

Il manuale può funzionare come un modo positivo per guidare i dipendenti verso il comportamento desiderato. Spiegando i valori e le priorità fondamentali dell'azienda, i dipendenti hanno un quadro per affrontare situazioni inattese e clienti. Anche in una piccola impresa, ci sono momenti in cui non sei disponibile per prendere decisioni in loco.

Il manuale dei dipendenti dovrebbe anche aiutare i tuoi dipendenti a capire la struttura dell'azienda, ad esempio come viene calcolata la retribuzione straordinaria, le tasse che vengono trattenute, gli orari di lavoro, il processo di revisione delle prestazioni ei sistemi di bonus o di profitto.

Nel mondo sempre più cablato di oggi, è anche opportuno includere una sezione sul comportamento digitale. Ciò può includere tutto ciò da etichetta di posta elettronica e firme uniformi alla sicurezza delle password e la tua politica sull'utilizzo di supporti esterni come i memory stick con attrezzature aziendali. Prestare particolare attenzione se i tuoi dipendenti hanno accesso a qualsiasi tipo di dati del cliente al fine di prevenire manipolazione improprio delle informazioni personali.

Includi problemi legati alle relazioni con i media. Un impiegato che è citato nelle notizie è generalmente percepito per essere parlando per l'azienda, ecco perché il manuale dei dipendenti dovrebbe fornire una guida chiara in caso di richieste di media.