Tutte le aziende sono vulnerabili alla frode, ma le piccole imprese sono particolarmente vulnerabili perché le decisioni e le altre responsabilità sono spesso concentrate in alcune posizioni chiave. In questo articolo, guarderemo la frode che rischia di affrontare una piccola impresa e di come evitare (o almeno ridurli).

Frode interiore e frodi esterne
La frode di fronte a qualsiasi attività commerciale può essere suddivisa in due tipi, interni ed esterni. La frode interna è generalmente frode dipendente o partner. Ciò include la scrematura, il reindirizzamento e l'appropriazione indebita di fondi e il furto immediato. La frode interna può essere un cattivo impiegato o una cospirazione di molti.
La frode esterna è frode che coinvolge almeno una parte esterna e spesso include e elemento interno. La frode esterna può essere altrettanto complessa come i complici dei venditori che sovraccaricano l'attività e consentono al lavoratore di gestire i rimborsi di conto per rimanere silenziosi o semplici come i passeggeri che passano controlli difettosi o utilizzano carte di credito rubate. Nulla può eliminare ogni rischio di frode da una piccola impresa, ma ci sono alcuni passi che possono essere adottati per limitare l'esposizione.

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Fare la Due Diligence
L'assunzione di dipendenti può essere un mal di testa per qualsiasi proprietario di piccole imprese, specialmente ora che Internet ha armato le persone con gli strumenti per trasformare anche il resume più fondamentale in un caso studio su come spingere il lavoro subordinato in una descrizione del lavoro degno di dottorato.

Anche se è ragionevole supporre che i riferimenti siano altrettanto inutili nel giudicare il carattere di un potenziale dipendente, vale la pena di poterlo effettivamente chiamare e di avere una conversazione. Mentre potrebbero non essere del tutto imminenti, puoi dire molto da quello che fanno (e non dire). Quanto tempo hanno conosciuto il richiedente? Quanta istruzione richiede al richiedente di imparare un nuovo compito? Questi non devono essere domande brillanti, ma solo bisogno di allungare una conversazione abbastanza a lungo per far emergere naturalmente le bandiere rosse.

Più una responsabilità che un dipendente ha nell'azienda, maggiore è necessaria la dovuta diligenza. Se stai assumendo qualcuno che farà i libri e gestirà i depositi, fai un controllo completo.

Divide and Verify Se si tratti delle entrate o dei numeri trimestrali, nessun singolo dipendente dovrebbe avere troppa autorità. Idealmente, la persona che riceve i soldi non dovrebbe essere la persona che li riceve e rende il deposito bancario, ma la realtà è che una piccola impresa spesso richiede raddoppiare ruoli.

Se non è possibile separare le funzioni e costruire una supervisione nel processo, impostare regolari controlli interni da eseguire insieme o anche con un revisore esterno certificato pubblico (CPA). Sapere che gli audit verranno svolti probabilmente scoraggerà la maggior parte delle persone a rischiarla e scoprirà la frode prima che diventi endemico.Fino a quando non hai abbastanza dipendenti per dividere il capitale o pagare per regolari audit esterni, dovrai verificare personalmente la fatturazione, i depositi e altre finanze vitali.

Impostare i limiti chiari

La scrittura di un codice etico può essere difficile per i proprietari di piccole imprese che preferirebbero credere che ci siano valori condivisi che non devono essere registrati come regole di classe terza classe. Tuttavia, la scrittura e l'adesione di tutti a stessi regole di base è necessaria in due modi importanti. Uno, definisce aspettative chiare. Ad esempio, si considera che si prendano motivi di casa stazionari per il licenziamento? Il riempimento del rapporto di chilometraggio è accettabile con una certa gamma? Non ci sono risposte giuste o sbagliate, ma la scrittura li protegge da malintesi e protegge i tuoi dipendenti dal dire una cosa e da far valere un altro. La seconda funzione di avere un codice di etica è rafforzare il tuo caso giudiziario se dovete intraprendere un'azione legale. Una volta che il codice di etica è stato elaborato, è fondamentale applicarle e avere procedure da seguire quando le regole sono chiaramente infrante. Il primo passo per qualsiasi violazione è quello di documentarlo e, se è grave, contattare un avvocato che vi guidi attraverso i passi corretti. Se non ritieni che sia un territorio di licenziamento, continuate a documentarla e mantenete comunque un avvocato. Come vulnerabili come le piccole imprese sono a frode, sono ancora più suscettibili di smarrimenti illegali. L'ultima cosa che vuoi fare come proprietario è trascinare un dipendente nel tuo ufficio e cominciare a urlare su come tradirono la tua fiducia.

La linea inferiore

La gestione di una piccola impresa è abbastanza dura senza dover preoccuparsi di tutti che cercano di cacciare di te. Fortunatamente, non devi abbandonare tutta la tua fede nell'umanità - devi solo fare alcuni passi per attenuare la tua esposizione. Metti i compiti durante l'assunzione, la rottura di una responsabilità importante e la creazione di una supervisione e mette le chiare aspettative su ciò che sarà e non sarà tollerato. Non eliminerai tutti i tuoi rischi, ma ti metterai dei deterrenti gravi e stabilirà le basi per il tuo ricorso legale se tu falli.