L'obiettivo del programma di conformità è quello di prevenire, rilevare e correggere le violazioni delle leggi sui titoli. A tal fine, i consulenti per gli investimenti registrati ai sensi della Sezione 203 dell'Investment Advisers Act del 1940 ("Advisers Act") sono tenuti ad avere un programma di conformità. La norma 206 (4) -7 della legge sui consulenti, comunemente indicata come "la norma di conformità", ha tre requisiti:

1. Politiche e procedure: adottare e attuare politiche e procedure scritte opportunamente progettate per prevenire, rilevare e correggere violazioni regolamenti in materia di titoli.
2. Rassegna annuale: Rivedere, non meno frequentemente che ogni anno, l'adeguatezza delle politiche e delle procedure e l'efficacia della loro attuazione.
3. Chief compliance officer: designare un soggetto responsabile dell'amministrazione del programma di conformità della società. (Per ulteriori informazioni, vedere: Considerazioni di regolamentazione per i clienti che invecchiano .)

Politiche e procedure di conformità

Una politica è un principio guida che serve per impostare la direzione in un'organizzazione. Una procedura è una serie di passi da seguire come un approccio coerente per realizzare un risultato desiderato coerente con la politica. Ad esempio, un consulente può avere una politica che indichi i depositi in contanti non saranno accettati. La procedura indicherà che il personale non deve accettare il deposito in contanti e deve registrare il rifiuto nel registro dei depositi. Le politiche e le procedure sono i blocchi di un programma di conformità.

La regola 206 (4) -7 non specifica elementi specifici per la creazione di un programma di conformità robusto. Piuttosto, l'impresa deve analizzare le proprie operazioni individuali, individuare i conflitti di interesse ei rischi operativi del suo business consultivo e poi definire politiche e procedure e controlli interni che risolvono tali rischi e conflitti.

Il personale della Divisione di gestione degli investimenti della SEC (SEC) ha fornito indicazioni nell'approvazione dell'articolo 206 (4) -7, affermando che si aspetta che le politiche e le procedure del consulente includano almeno le disposizioni che riguardano le seguenti questioni, se del caso, alle attività della società:

• Processi di gestione dei portafogli, inclusa l'allocazione delle opportunità di investimento tra i clienti, l'adesione agli obiettivi e le restrizioni agli investimenti dei clienti e la conformità ai requisiti normativi.
• Precisione delle divulgazioni effettuate agli investitori, clienti e regolatori, inclusi, senza limitazioni, i processi di gestione del portafoglio, i conti di conto, ecc.
• Trading proprietario per conto proprio del consulente e attività di negoziazione personale del suo controllato persone (come definite di seguito).
• Conversione potenziale o uso improprio delle risorse del cliente da parte del personale del consulente.
• Creazione e manutenzione di libri e registri necessari per impedire la loro alterazione, utilizzo o distruzione non autorizzata.
• Protezione della privacy per i record e le informazioni sui clienti.
• Le pratiche di negoziazione, incluse le procedure per la migliore esecuzione, l'utilizzo del brokeraggio clienti per ottenere servizi di ricerca e altri servizi (denominati "arrangiamenti del dollaro morbido") e la ripartizione dei compiti aggregati tra i clienti.
• pratiche di marketing, incluso l'uso di solicitors.
• Valutazione delle partecipazioni dei clienti e valutazione delle commissioni basate su tali valutazioni.
• Piani di continuità aziendale.

Un consigliere registrato dalla SEC deve adottare un codice etico, che funge da componente integrale del programma di conformità del consulente. La regola 204A-1 della legge sui consiglieri stabilisce i requisiti che ogni consigliere registrato dalla SEC deve affrontare in un codice etico scritto. Il codice deve, almeno, essere applicato a tutte le persone supervisionate di un consulente e includere: (Per ulteriori informazioni, vedere: Programma Cybersecurity: Considerazioni legali .)

• Norme di comportamento imprenditoriale per soggetti controllati che riflettono gli obblighi fiduciari del consulente e degli assicurati.
• Un requisito per tutte le persone controllate di rispettare le leggi vigenti federali sui titoli.
• Un requisito che tutti i soggetti di accesso (come definiti di seguito) riportino, e la revisione del consulente, le loro transazioni di titoli e le loro possessioni personali secondo un programma rigoroso.
• Un obbligo per i responsabili di segnalare tempestivamente le violazioni del codice al responsabile della conformità (CCO) e ad ogni altra persona di autorità designata nel codice.
• Un requisito che il consulente fornisca alle persone sorvegliate una copia del codice e ottiene ricevute scritte di ricevimento da parte delle persone sorvegliate.

"Persone supervisionate" di un consulente sono i suoi funzionari, amministratori, partner (e altre persone di statuto o funzione analoghe) e dipendenti, nonché chiunque fornisce consulenza in materia di investimenti a nome del consulente e sia soggetta al suo controllo e supervisione. Le "persone accessibili" di un consulente sono un sottoinsieme delle proprie persone sotto la supervisione che: (1) hanno accesso a informazioni non pubbliche riguardanti operazioni di clientela o titoli di portafoglio di qualsiasi "fondo dichiarabile" * o (2) sono coinvolti nella formulazione di raccomandazioni sui titoli a clienti o hanno accesso a tali raccomandazioni, che non sono pubbliche. (Per ulteriori informazioni, vedere:

Quali consiglieri che lasciano la propria azienda dovrebbero considerare .) La definizione di persona di accesso nella regola 204A-1 stabilisce che:

"

se fornisce consulenza in materia di investimenti è l'attività principale del consulente, sono presunti tutti gli amministratori, gli ufficiali e i partner del consulente per essere persone accessibili . " Politiche e procedure di scrittura Le procedure scritte dovrebbero seguire il formato" who "," what "," when "e" how ".

"Chi" deve seguire la procedura?

"Che cosa" deve essere eseguito?

• "Quando" è la procedura applicabile?
• "Come" sono i passaggi da eseguire?
• Policy

: Prima di aprire un account, il consulente richiede a ciascun cliente l'esecuzione di un accordo di consulenza scritta con l'impresa . Il consulente non fornirà alcun servizio di consulenza ad un cliente finché la documentazione richiesta non sarà completa, eseguita e in archivio.

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Procedura : Il personale operativo responsabile dell'apertura dei conti client deve verificare che la documentazione sia completa prima di aprire l'account. Durante il processo di apertura dell'account, se manca una documentazione richiesta, il personale operativo informerà l'IAR assegnato al cliente per ottenere le informazioni mancanti. Il CCO effettuerà recensioni periodiche per assicurare che tutta la documentazione richiesta sia completa e mantenuta nei file dell'azienda.

Quando si scrive le politiche e le procedure, è importante che il personale di conformità collabori con la direzione superiore e le unità aziendali dell'azienda. Non solo è importante assicurarsi che le procedure corrispondano alle pratiche commerciali, ma i feedback ricevuti sono preziosi e comprendere le persone nella formulazione di politiche e procedure che vanno molto a guadagnare l'accettazione e l'assistenza durante la fase di attuazione. La seconda prescrizione secondo la regola 206 (4) -7 impone che i consiglieri di investimento registrati SEC registrino almeno una volta all'anno l'adeguatezza e l'efficacia delle loro politiche e procedure. Tali revisioni possono essere condotte dal CCO con l'assistenza di altri personale di conformità o di consulenti esterni.

La SEC ha fornito alcune indicazioni sulla pubblicazione del regolamento in materia di esecuzione delle revisioni annuali, rilevando che un consulente per gli investimenti dovrebbe prendere in considerazione tra l'altro: (1) eventuali problemi di conformità emersi durante l'anno precedente; (2) nelle attività commerciali del consulente o delle sue affiliate, e (3) eventuali modifiche della legge sui consiglieri o delle norme applicabili che potrebbero richiedere una revisione del programma di conformità.Una domanda fondamentale nel processo di revisione è se il programma di conformità è in grado di rilevare le violazioni delle sue politiche e delle sue procedure e altri requisiti normativi. Nel valutare questo elemento, il CCO dovrebbe tener conto di eventuali violazioni note del programma di conformità, di eventuali azioni correttive intraprese e se tali azioni siano adeguate per prevenire future violazioni.

Un'altra parte importante del processo di revisione della conformità è il test qualitativo e quantitativo. Ad esempio, un CCO potrebbe esaminare i rapporti di negoziazione personali dei dipendenti e le richieste di pre-liquidazione nei confronti dei requisiti specifici del codice, oppure verificare in loco banche dati pubbliche online di contributi politici per i nomi dei dipendenti soggetti al pay-to-play del consulente politiche.In tutti i casi, la documentazione dettagliata dei test condotti sui diversi elementi del programma di conformità dovrebbe essere mantenuta.

Sulla base dei risultati dei test, il CCO può implementare adeguamenti alle politiche, alle procedure e / o ai controlli interni della società per migliorare la loro adeguatezza ed efficacia nel prevenire, rilevare e correggere le violazioni. Tutte queste modifiche devono essere documentate e mantenute in un file designato.

Nel 2006 la SEC ha pubblicato una guida intitolata "Consultanti domande che chiedono la creazione o la revisione dei programmi di conformità" per aiutare i consulenti nella creazione, nella valutazione e nel mantenimento di un programma di conformità. Tra le altre cose, la guida fornisce un elenco di domande da prendere in considerazione quando si sviluppa un programma di conformità che è legato ai requisiti normativi del consulente di investimento in base alla legge dei consulenti. I consiglieri sono tenuti a conservare tutte le registrazioni che documentano la loro revisione annuale per cinque anni dalla fine dell'esercizio in cui è stata eseguita la revisione annuale. In una nota a piè di pagina, l'impiegato della SEC ha espresso la propria opinione secondo cui questi documenti sono destinati a essere messi a disposizione della SEC e del suo staff e non sono soggetti al privilegio del procuratore-cliente, alla dottrina dei prodotti di lavoro o simili protezioni, indipendentemente da chi li prepara (es. g .,

il CCO o il consulente legale). Sebbene la regola 206 (4) -7 non preveda che un consulente per gli investimenti segnalare i risultati della loro revisione annuale a qualsiasi parte, è consigliabile che il CCO fornisca i risultati e le raccomandazioni ai dirigenti.

Chief Compliance Officer

Secondo la versione adottata per la regola 206 (4) -7, il CCO deve essere un individuo (per maggiori informazioni, vedere:

che sia competente e competente per quanto riguarda la legge sui consulenti e che sia abilitata con piena responsabilità e autorità a sviluppare politiche e procedure adeguate. Il rilascio adottante afferma inoltre che il CCO dovrebbe avere una posizione sufficiente di anzianità e autorità all'interno dell'organizzazione del consulente per imporre e imporre l'adesione di altri al programma di conformità. Uno dei modi migliori per migliorare la funzione di conformità in un'azienda è migliorare le conoscenze e le competenze del personale di conformità, incluso il CCO. A questo proposito, lo sviluppo professionale è fondamentale soprattutto perché le nuove sfide e le nuove normative sono un fenomeno costante. Ci sono numerose conferenze, tavole rotonde, designazioni professionali e programmi di formazione dedicati allo sviluppo professionale del personale di conformità e il tutoraggio può essere uno strumento prezioso. Internet offre una grande quantità di informazioni e studi legali e aziende di consulenza hanno elenchi di distribuzione di posta elettronica che dispongono di informazioni preziose, di solito a nessun costo. Le conoscenze e le competenze generali sono importanti ma altrettanto importanti sono le conoscenze specifiche del modello di business della tua azienda, del personale e della clientela. Ci riferiamo a questo come "conoscenza locale. "La conoscenza locale è sviluppata attraverso l'interazione e l'apprendimento dei vostri colleghi. La linea di fondo Nel 2011 la divisione di esecuzione della SEC ha attuato la propria iniziativa per la conformità per concentrarsi su consulenti di investimento che non hanno corretto le carenze precedenti nei programmi di conformità individuati durante gli esami di routine o che hanno altrimenti ignorato la piena requisiti della regola 206 (4) -7. Dal 2011, la SEC ha preso una serie di società di consulenza per l'esecuzione sotto questa iniziativa e sembra continuare nella loro ricerca.

Con un nuovo anno e nuove normative proprio dietro l'angolo, la direzione dovrebbe considerare se è necessario assegnare tempo e / o risorse aggiuntive per garantire che il programma di conformità dell'impresa sia robusto e il personale di conformità sia ben addestrato. (Per ulteriori informazioni, vedere:

Consulenti: evitare la scrittura SEC attraverso la conformità

.)

Autore

: Craig Watanabe, consulente per la conformità a Sr;

Editor

: Tina Mitchell, consulente Senior Compliance di conformità, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS). Questo articolo è a scopo informativo e non contiene o trasmette consulenza legale o fiscale. Le informazioni contenute nel presente documento non devono essere invocate in relazione a fatti o circostanze particolari senza prima consultare un avvocato e / o un professionista fiscale. *

Un "fondo reddito" è un fondo registrato nell'ambito della legge sugli investimenti societari del 1940 (per es. Un fondo comune) per il quale il consulente funge da consigliere di investimento (o sub-consulente) o è in un controllo (cioè controllare, controllare o sotto controllo comune) con il consulente o il sottoscrittore principale del fondo.