Le società di consulenza finanziaria devono rafforzare la loro partita quando si tratta della supervisione di piattaforme di comunicazione più recenti, come i social media e la messaggistica istantanea, la ricerca da parte dei fornitori di soluzioni di conformità Smarsh. Il rapporto Relazione di rilevamento sulla conformità alle comunicazioni elettroniche 999 evidenzia le lacune di conformità e le imprese che devono fare.

Risultati chiave

Ecco alcuni risultati chiave del rapporto. (Per ulteriori informazioni, vedere: Principali malfunzionamenti di conformità per i consulenti finanziari .)

• È più importante che mai controllare la conformità, ma il lavoro sta diventando sempre più impegnativo. Per soddisfare gli obblighi, i team di conformità si trovano a sedere al tavolo con le risorse umane, la tecnologia dell'informazione e il personale di marketing.
• Ci sono più modi per comunicare che mai. I social media, i messaggi di testo ei messaggi istantanei forniscono tutti i canali che espandono il perimetro di conformità. Se ci sono divari di controllo, le imprese possono essere esposte a rischi di conformità.
• I dipartimenti di conformità sono preoccupati che le loro pratiche di supervisione delle comunicazioni non stiano tenendo in considerazione, che gli attuali approcci non identificano i rischi nelle organizzazioni e che non riescono a concentrare efficacemente le risorse sulle aree che presentano i maggiori rischi per l'azienda. La revisione dei messaggi è un'area di particolare interesse.

Lo studio Smarsh, che esamina la conservazione e la supervisione delle comunicazioni elettroniche, è nel suo sesto anno. Mentre alcune preoccupazioni sono coerenti di anno in anno, come l'aumento del controllo regolamentare e la sfida di adattarsi ai nuovi canali di comunicazione, le nuove tendenze generano nuove sfide. "Le lacune in materia di politica, di applicazione e di conservazione rimangono elevate, lasciando le imprese vulnerabili a frode, errori e decisioni di applicazione della normativa", dice Smarsh.

Queste sanzioni sono in crescita. Smarsh ha dichiarato che le ammende inflitte dall'Autorità di regolamentazione del settore finanziario relative ai casi di comunicazioni elettroniche sono più che raddoppiate tra il 2008 e il 2015, quando erano $ 6. 2 milioni. Il sondaggio ha affermato che le prime cinque preoccupazioni riguardanti la conformità alle comunicazioni elettroniche erano: un maggiore controllo da parte delle autorità di regolamentazione, la necessità di bilanciare la privacy dei dipendenti rispetto agli obblighi di controllo, l'emergere di nuovi canali di comunicazione, le minacce alla sicurezza informatica poste dalle piattaforme di messaggistica elettronica e le risorse umane insufficienti esigenze di supervisione della conformità. (Per ulteriori informazioni, vedere: FINRA in pista per l'annotazione delle ammende .)

Inoltre, queste risorse non sono fatte solo dalle funzioni di conformità. Smarsh ha dichiarato che il 65% degli intervistati ha dichiarato che le funzioni di conformità erano responsabili della gestione delle richieste di scoperta elettronica o di altri scopi commerciali.Meno del 10% degli intervistati ha dichiarato di prevedere un aumento significativo delle risorse nei prossimi 12 mesi. Più di un quarto ha detto che i bilanci insufficienti sono stati una preoccupazione principale e il 38% ha dichiarato che la mancanza di risorse umane è stata una preoccupazione, a partire dal 30% dello scorso anno.

Perimetro di conformità

Smarsh afferma una preoccupazione principale nell'espansione del perimetro di conformità - l'insieme di canali e dispositivi elettronici utilizzati da un'organizzazione che richiedono politiche di governo, ritenzione e supervisione. Ma ciò che determina se un messaggio è un record aziendale è il suo contenuto, il che significa che il personale di conformità deve supervisionare molti tipi di comunicazioni, anche su dispositivi personali o conti di media sociali. Alcuni progressi sono stati fatti in questo settore, note di Smarch. Il numero di aziende con le politiche che governano le piattaforme di web conferenza è salito al 61% nel 2016, passando dal 50% nel 2015. Ma "queste lacune non stanno chiudendo", conclude lo studio. La percentuale di aziende che dispongono di sistemi di archiviazione o di supervisione per nuovi canali di comunicazione è rimasta stagnante e in alcuni casi è scesa dal 2014 al 2016.

Fonti di Rischio

Quarantotto per cento degli intervistati hanno dichiarato che i social media sono stati il ​​canale principale del percezione del rischio di conformità. Anche quando i media sociali sono vietati, una percentuale sostanziale di intervistati ha dichiarato di avere la minima fiducia che potrebbero dimostrare che il divieto stava funzionando. Le aziende che consentono, ma non archivano i media sociali, potrebbero non essere obbligatori, Smarsh avverte.

La linea inferiore

Secondo le regole della Commissione sui titoli e lo scambio progettate per proteggere gli investitori, le imprese sono tenute ad archiviare comunicazioni elettroniche aziendali in formati non riscrivibili e non cancellabili (WORM) per almeno tre anni, basata sulla revisione della corrispondenza e delle comunicazioni interne. Ma data l'aumento esponenziale del volume dei messaggi e dei nuovi canali, le lacune nella ritenzione e nella supervisione sono considerate inevitabili. "Per dirlo esplicitamente, la supervisione è rotta", ha detto il CEO Stephen Smarsh. (Per ulteriori informazioni, vedere: SEC impone il numero di casi di casi come finestre rimanere piana .)