Se lavora come freelancer o un appaltatore indipendente, la maggior parte dei vostri clienti dovrebbe chiedere di compilare il modulo IRS W-9 e una richiesta per il numero di identificazione del soggetto passivo e la certificazione. Questo modulo aiuta le aziende a ricevere informazioni chiave dai loro fornitori per preparare i ritorni delle informazioni per l'IRS. Le aziende devono presentare le dichiarazioni di informazioni utilizzando il modulo 1099-MISC ogni volta che pagano un freelancer o un appaltatore indipendente per un totale di 600 dollari o più durante l'anno (vedere la finalità di 1099 moduli).

I tuoi clienti utilizzeranno le informazioni sul tuo W-9 per inserire il tuo nome, nome commerciale, indirizzo e numero di identificazione del taxpayer (TIN) sul file 1099-MISC che file su di te. Essi invieranno una copia di 1099-MISC all'IRS e un'altra copia a voi alla fine di gennaio, a seguito della fine dell'anno fiscale.

Altre circostanze per le quali potrebbe essere richiesto di compilare un W-9 includono:

Alcune transazioni immobiliari

• Interessi ipotecari pagati
• Acquisizione o abbandono della proprietà protetta
• Cancellazione del debito > Contributi ad un singolo accordo di pensionamento (IRA)
• Per ulteriori informazioni sui suoi usi - e quando si deve chiedere di firmare uno - leggere il proposito del modulo W-9.

Istruzioni passo passo

Il modulo W-9 è uno dei moduli IRS più semplici da completare, ma se le forme fiscali ti fanno nervoso, non preoccuparti. Ti accompagneremo nel modo giusto per completarlo.

Fase 1:

Inserisci il tuo nome come mostrato sul tuo reddito. Facile, giusto?

Fase 2:

Inserisci il tuo nome commerciale o il nome "entità ignorata", se diverso dall'alto. Ad esempio, potrebbe essere una sola proprietà, ma per scopi di marketing, non utilizzi il tuo nome personale come il tuo nome commerciale; invece, si sta "facendo affari come" un altro nome. Inserisci qui il nome. Per quanto riguarda la parte di entità ignorata, se non sai cosa è, probabilmente non sei uno. Il tipo più comune di entità ignorata è una società a responsabilità limitata monomarca, e le imprese individuali e le società S non sono mai classificate come entità ignorate.

Fase 3: Che tipo di soggetto di business si intende per la classificazione fiscale federale: proprietaria privata, partnership, società C, società S, trust / estate, società a responsabilità limitata o "altro"? Controllare la casella appropriata. Se non sei sicuro, probabilmente sei una proprietaria, perché avresti dovuto fare un sacco di documenti per diventare una delle altre entità.

Fase 4: Esenzioni. Le probabilità sono che lasciate queste caselle vuote. Ecco un paio di eccezioni:

1. I beneficiari che sono esentati dalla ritenuta alla riserva, come ad esempio le società (nella maggior parte dei casi), potrebbero dovere inserire un codice nel campo "Codice esente del destinatario". Le istruzioni del modulo W-9 elencano i beneficiari esenti ei loro codici e per quali tipi di pagamenti questi codici dovrebbero essere utilizzati.Le aziende che compilano un W-9 per ricevere pagamenti di interessi o dividendi, ad esempio, inseriscono il codice "5. “ 2. I beneficiari che sono esenti da dichiarazioni in base alla Legge sulla Contabilità dei Dati Esteri (FATCA) potrebbero richiedere l'inserimento di un codice nella casella "Esenzione dal codice di reporting FATCA". Nessuna di queste caselle si applica al tipico contraente indipendente o al freelance.

Fase 5:

Fornire indirizzo, città, stato e codice postale. Cosa succede se il tuo indirizzo di casa è diverso dal tuo indirizzo commerciale? Quale indirizzo deve fornire su modulo W-9? Utilizza l'indirizzo che userai sul tuo dichiarazione dei redditi. Ad esempio, se sei un unico gestore che affitta spazio per uffici, ma fai il tuo dichiarazione dei redditi utilizzando il tuo indirizzo di casa, inserisci il tuo indirizzo di casa sul modulo W-9 in modo che l'IRS non avrà difficoltà a corrispondere i tuoi 1099 con il tuo modulo 1040 .

Passo 6: In questo passaggio opzionale è possibile fornire il nome e l'indirizzo del richiedente. Potresti voler compilare questa casella per mantenere un record di chi hai fornito il tuo numero di identificazione fiscale.

Passo 7: L'IRS chiama questa sezione Parte I, che ti fa pensare a quali sono stati i passaggi appena completati. Qui è necessario fornire il numero di identificazione fiscale della tua azienda, che sarà il tuo numero di sicurezza sociale (SSN) se sei una sola società o il tuo numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) se sei un altro tipo di attività. Ora, alcune imprese proprietarie hanno anche EIN, ma l'IRS preferisce che i singoli proprietari utilizzino le loro SSN sul modulo W-9. Ancora una volta, farlo sarà più facile per abbinare tutti i 1099 che ricevi con il tuo dichiarazione dei redditi, che verrà archiviato sotto il tuo SSN.

Che cosa succede se la tua attività è nuova e non ha un EIN? È comunque possibile compilare il modulo W-9. L'IRS dice che dovresti richiedere il tuo numero e scrivere "applicato" nello spazio per il TIN. Vuoi ottenere questo numero il più velocemente possibile, perché finché non lo farai, sarai soggetto a ritenuta di riserva. Per richiedere un EIN online, visitare il sito IRS qui. Vedere le istruzioni riportate di seguito per il passaggio 8, parte II per ulteriori informazioni sulla fonte di backup. Fase 8:

Nella Parte II, devi giurare che non sei un bugiardo bugiardo che si trova prima di poter firmare il modulo W-9. Intentualmente mentire su una forma fiscale potrebbe significare che dovrai pagare un'ammenda o andare in prigione; l'IRS non si arrabbia. Prima di firmare il formulario W-9, qui sono le dichiarazioni che devi certificare sono vere, sotto la pena di pena di guerra:

1. Il numero indicato in questo modulo è il mio numero di identificazione del contribuente corretto (o sto aspettando che un numero venga emesso). Se si stava pensando di utilizzare un numero di ID fiscale "tolto", rubato o creato, forse si pensa due volte prima di mentire sotto giuramento.

2. Non sono soggetto a riserva di riserva perché: (a) mi sono esentato dalla ritenuta di riserva; oppure (b) non sono stata informata dal Servizio Revenue Interno (IRS) che sono soggetto a riserva di riserva a causa di un fallimento segnalare tutti gli interessi oi dividendi, oppure (c) l'IRS mi ha comunicato che non sono più soggetto a ritenuta di riserva.

La maggior parte dei contribuenti sono esentati dalla ritenuta di riserva. Se non hai idea di che cosa l'IRS sta parlando qui, probabilmente sei esente. Se non sei esente, l'IRS ti avrà notificato e l'impresa che ti paga deve sapere perché è tenuta a trattenere l'imposta sul reddito dalla tua retribuzione a un prezzo forfettario del 28% e inviarla all'IRS. (Per inciso, adesso sapete un altro buon motivo per non imbrogliare il tuo rendimento fiscale: potresti dover dire a un futuro cliente che potrebbe rendere l'azienda a pensare due volte a riguardo.) L'elemento (c) fondamentalmente dice che se fossi una volta soggette a riserva di riserva, ma non sono più, nessuno deve sapere. È fondamentalmente uguale a quello (a). Clicca qui per leggere i dettagli dell'IRS sulla riserva di riserva.

3. Sono un cittadino U. o un altro U. S. persona.

Se sei un alieno residente, sei nel modo più chiaro. L'IRS ritiene inoltre che sia un "U. S. person ": una società, società, società o associazioni create o organizzate negli Stati Uniti o secondo le leggi degli Stati Uniti; una tenuta domestica; e una fiducia interna. Se la tua attività è una partnership che ha un partner straniero, si applicano regole speciali; leggere loro nelle istruzioni per formare W-9. Se non sei un cittadino U. S., potrebbe essere necessario compilare il modulo W-8 o la forma 8233 invece.

4. I codici FATCA inseriti in questo modulo (se presente) indicano che sono esentato dai rapporti FATCA è corretto.

Probabilmente non dovrai preoccuparti di questo, che ha a che fare con la Legge sulla Contabilità dei Dati Esteri.

Poche cose prima di firmare

La forma ti dice di superare la voce 2 sopra se è stata notificata dall'IRS che sei attualmente soggetto a riserva di riserva perché non hai riportato tutti gli interessi ei dividendi il tuo rendimento fiscale.

È possibile superare l'elemento 2 se si sta compilando un W-9 in connessione con una transazione immobiliare. L'articolo 2 non si applica in questo caso, quindi non importa se sei soggetto a riserva di riserva.

Ora, se leggete con attenzione la stampa fine nelle istruzioni W-9, sembra che indica che la maggior parte delle persone non è obbligata a firmare a questo formulario. In genere è necessario solo firmarlo se l'IRS ti ha comunicato di aver fornito in precedenza un TIN non corretto. Tecniche da parte, comunque, la persona che ti ha chiesto di compilare il W-9 probabilmente la considererà incompleta o non valida se non l'hai firmata e buona fortuna cercando di convincerli altrimenti.

Restituzione del modulo

Restituisci il W-9 completato al business che ti ha chiesto di riempire. Idealmente, lo consegnerà in persona per limitare la tua esposizione al furto di identità, ma questo metodo spesso non è pratico. La posta è considerata relativamente sicura. Se devi inviare un messaggio di posta elettronica al formulario, dovresti crittografare sia il documento che il tuo messaggio e-mail e controllare tripolarmente di avere l'indirizzo e-mail corretto del destinatario prima di inviare il tuo messaggio.

La linea inferiore

La fornitura di informazioni accurate sul tuo W-9 contribuirà a garantire che i pagamenti ricevuti o altre transazioni che richiedono questo modulo siano correttamente segnalate all'IRS.Se non sei sicuro di alcuni elementi, ad esempio la classificazione appropriata della tua attività, contatta il tuo contabile o un altro consulente finanziario.