Un numero crescente di sponsor di piani stanno per rendersi conto che nessuna persona può possedere tutte le competenze legali e di investimento per gestire la complessità di un piano 401 (k) è il motivo per cui molte persone si rivolgono ai comitati di investimento per aiuto. Stabilire un gruppo di persone qualificate e competenti per controllare le funzioni di investimento di un piano è una strategia sana, ma a meno che non vengano seguite determinate best practice, non può fare molto per fortificare le responsabilità fiduciarie dello sponsor del piano.

Lo scopo di un Comitato per gli investimenti

Lo scopo primario di un comitato di investimento è quello di fornire la prova che il piano è gestito agli alti livelli di comportamento richiesti dalla legge sul reddito da lavoro del dipendente ( ERISA). ERISA fornisce poche indicazioni per gli sponsor dei piani per stabilire procedure e pratiche per svolgere le proprie responsabilità. È generalmente lasciato fino a progettare gli sponsor per interpretare le regole e applicare le qualifiche e le risorse necessarie per garantire che il loro piano sia in piena conformità. Molti sponsor di piano hanno istituito commissioni di investimento per fornire il controllo degli investimenti e condividere le responsabilità fiduciarie nella gestione dei loro piani. L'esistenza di un comitato per gli investimenti dimostra un impegno a seguire procedure e pratiche formalizzate per garantire una rigorosa osservanza dell'IRISA. Seguendo le migliori pratiche è possibile garantire che i requisiti di responsabilità, obiettività e due diligence nella gestione dei beni del piano siano soddisfatti da ERISA.

Migliori pratiche per i comitati di investimento per seguire

Creare la composizione ottimale

La partecipazione al comitato degli investimenti dovrebbe essere volontaria, ma dovrebbe rappresentare i vari interessi coinvolti. Dovrebbe essere incluso chiunque funzioni in una fiduciaria con il piano. La direzione superiore dovrebbe essere rappresentata dal Direttore Finanziario (CFO) o dal Chief Operating Officer (COO). Anche i consulenti legali della società dovrebbero essere presenti alle riunioni. Questi dovrebbero essere gli unici membri permanenti della commissione che hanno il potere di voto. Ulteriori partecipanti possono includere un rappresentante del gruppo di dipendenti, nonché rappresentanti dei fornitori del piano, come il trustee, l'amministratore e il consulente per gli investimenti del piano. Questi membri possono non avere potere di voto e le loro iscrizioni possono essere limitate a tre o quattro anni. Ogni anno, l'adesione dovrebbe scegliere un presidente e un segretario che è responsabile di documentare tutte le discussioni e le decisioni durante le riunioni della commissione.

Creare una Carta Scritta

Una carta scritta formalizza la struttura del comitato e stabilisce le aspettative per ciò che deve compiere.Oltre a definire lo scopo e le responsabilità dei membri della commissione, elenca i processi per la conduzione delle revisioni del piano e le decisioni. La Carta dovrebbe comprendere dettagliatamente il modo in cui i membri vengono selezionati o rimossi, quando e come vengono condotte le riunioni, come vengono selezionati i consiglieri di investimento ei fornitori di terzi e che possono agire come agenti autorizzati per eseguire le istruzioni del comitato.

Creazione di una dichiarazione dei principi di investimento

Avere una dichiarazione formale politica di investimento (IPS) garantisce la coerenza in come viene gestito il piano degli investimenti. Sebbene non esista un requisito ERISA per un IPS, avere uno in atto è un'ulteriore dimostrazione di un impegno a standard di condotta fiduciari. L'IPS non deve essere lunga o dettagliata. Il suo scopo è quello di agire come guida per prendere decisioni sane e coerenti con la filosofia d'investimento del piano. L'IPS è anche il documento guida per il consulente d'investimento del piano, la cui performance è riesaminata alla luce delle sue linee guida. L'IPS dovrebbe essere riesaminato in ogni riunione al fine di inquadrare discussioni e decisioni.

Documentare tutto

Se lo scopo principale del comitato per gli investimenti è quello di fornire la prova dell'adesione a processi prudenti e pratiche per prendere decisioni di investimento, il compito più importante della commissione è quello di documentare tutto accuratamente, la partecipazione alla riunione, le discussioni, le decisioni e le modalità di formulazione delle decisioni. Il record dovrebbe essere diffuso a tutti i membri della commissione per verificare l'esattezza e la loro approvazione. Dovrebbe inoltre essere reso disponibile a chiunque abbia delle responsabilità di controllo e sia depositato presso altri materiali di audit fiduciario.