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I dirigenti aziendali spesso sfocano le linee tra l'outsourcing e il subappalto, ma entrambe le pratiche sono distinte e ciascuna è disciplinata da regole e norme specifiche. La differenza principale è la quantità di controllo che un'azienda ha sul processo di lavoro e se l'attività può essere eseguita da un dipartimento interno.

L'outsourcing è stato riconosciuto per la prima volta come strategia aziendale nel 1989 e divenne parte integrante dell'economia imprenditoriale internazionale negli anni '90. Durante i primi anni 2000, l'outsourcing è diventato una parola d'ordine per le imprese di tutte le dimensioni, causando confusione tra ciò che si qualifica come subappalto e ciò che è veramente in outsourcing.

Il subappalto è un termine più vecchio che tradizionalmente si riferisce alla pratica di assunzione di un'azienda o fornitore esterne per svolgere parti specifiche di un contratto o di un progetto aziendale. Nella maggior parte dei casi, un'azienda subcontra un'altra attività per eseguire un'attività che non può essere gestita internamente. La compagnia di subappalto e il fornitore collaborano strettamente per tutto il progetto, e la parte di assunzione ha una ragionevole quantità di controllo sul processo.

Le attività esternalizzate, d'altro canto, si riferiscono generalmente a processi che potrebbero essere eseguiti da personale interno di un'azienda. L'outsourcing offre una soluzione più conveniente riservando risorse aziendali per altre attività. Una società può contattare un fornitore esterno per gestire le proprie esigenze tecnologiche, per cui il personale esistente può rimanere concentrato sulla produzione o sulle vendite. Il fornitore di terze parti lavora in modo indipendente per svolgere l'attività necessaria, comunicando su base necessaria.

La differenza tra l'outsourcing e il subappalto è sottile, ma è importante definire i termini quando le imprese si occupano degli stakeholder e dei clienti.