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Le aziende hanno la facoltà di pagare le spese in avanti per determinati costi associati all'attività di business, creando una voce contabile nota come spesa prepagata o spesa differita. A fini contabili, sia le spese di spesa anticipate che quelle differite sono iscritte in bilancio di una società, e le riduzioni a ciascuna di esse avvengono al momento dell'utilizzo dell'attività. Poiché un'attività non raccoglie immediatamente i vantaggi dei beni o servizi acquistati, sia le spese anticipate che le spese differite sono iscritte come attività alla società fino a quando la spesa del bene o del servizio non è pienamente realizzata. Anche se le spese anticipate e differite sono anticipate per beni o servizi, esistono chiari differenze tra i due termini contabili comuni.

Spese prepagate

La maggior parte degli acquisti che un'azienda fa in anticipo sono classificati sotto l'etichetta di spese prepagate. Queste merci o servizi prepagati sono quelli che l'azienda utilizza o esaurisce entro un anno dall'acquisto, ad esempio le tasse di affitto o di proprietà. Fino a quando il beneficio dell'acquisto è realizzato, le spese prepagate sono iscritte in bilancio come attività corrente. Ad esempio, se un'azienda paga il suo locatore 30.000 dollari in dicembre in affitto da gennaio a giugno, l'attività è in grado di includere l'importo complessivo versato in attività correnti nel mese di dicembre. Come ogni mese passa, il conto di spesa prepagato per affitto viene diminuito dell'importo mensile di affitto fino a quando il totale di $ 30.000 è esaurito. Le spese prepagate comuni per le quali il consumo avviene entro un anno comprendono l'affitto di strutture, le tasse di proprietà, i premi assicurativi e gli interessi.

Spese differite

Le spese differite, conosciute anche come oneri differite, sono una categoria a lungo termine delle spese prepagate. Quando un business acquista beni o servizi per i quali il consumo non avviene immediatamente o non è previsto nei prossimi 12 mesi, viene creato un conto di spesa differito per essere detenuto come attività non corrente in bilancio. Il consumo totale di una spesa differita potrebbe essere anni dopo l'acquisto iniziale. Ad esempio, un business che emette obbligazioni per raccogliere capitali comporta pesanti costi durante il processo di emissione. Questi possono includere spese legali per la preparazione della documentazione, le tasse bancarie d'investimento per il sottoscrittore di obbligazioni o le tasse associate ai servizi contabili, che possono aggiungere fino a centinaia di migliaia di dollari per l'azienda. Le commissioni di emissione del debito possono essere classificate come spese differite e la società può esaurire una parte dei costi in modo uguale per il periodo di vita di 20 o 30 anni. Le altre spese più diffuse comprendono i costi di avviamento, l'acquisto di un nuovo impianto o di un impianto, i costi di trasferimento e le spese pubblicitarie.

Entrambe le spese anticipate e le spese differite sono aspetti importanti del processo di contabilità per un'impresa. Come tale, la comprensione della differenza tra i due termini è necessaria per segnalare e rendere conto dei costi nel modo più preciso.