Ogni volta che affitti un dipendente di famiglia a cui paghi salari di $ 1, 900 o più in un anno, entri in un labirinto di forme governative e regole fiscali che devi seguire per evitare di avere problemi con il Servizio Revenue Interno (IRS) e, potenzialmente, le Immigrazioni degli Stati Uniti e l'Enforcement Doganale, se stai impiegando qualcuno che non può lavorare legalmente negli Stati Uniti

Fortunatamente, i salari pagati al coniuge e ai minori di 21 anni sono esclusi. Così sono pagati a un dipendente di età inferiore ai 18 anni, a condizione che l'occupazione familiare non sia la principale occupazione di quella persona. Questo potrebbe escludere, ad esempio, uno studente di 17 anni che mette in ore come babysitter.

Alcune persone cercano di evitare queste leggi e regolamenti, sostenendo che un lavoratore domestico è un imprenditore indipendente piuttosto che un impiegato, ma ci sono alcuni test rigidi che devono essere passati per questa richiesta di qualificazione. Un test IRS chiave che finisce di solito nella determinazione che un lavoratore domestico

è un impiegato: "Se hai il diritto di controllare o dirigere non solo ciò che deve essere fatto, ma anche come farlo , allora i tuoi lavoratori sono probabilmente dipendenti. “

Se falsate i lavoratori come appaltatori indipendenti per evitare di pagare le imposte, il risultato può essere un enorme conto fiscale e addirittura penalità per non pagare le tasse sui salari e non presentare le forme appropriate. Infatti, l'unico modo per evitare i documenti necessari e le fatture fiscali è quello di assumere dipendenti attraverso un'agenzia che fa tutto questo lavoro per te. Non utilizzare un'agenzia? Segui i passi qui.

Forme da compilare e file prima di assumere

Prima di assumere qualcuno, dovrai completare il modulo di verifica I-9, Eligibility for Employment, che include le sezioni per te e il tuo potenziale dipendente. Una volta compilato il formulario, dovresti conservarlo in un file con un'altra documentazione di assunzione nel caso in cui vi sia una domanda sul diritto legale del tuo dipendente di lavorare negli Stati Uniti (questo modulo non deve essere depositato presso il governo. )

In seguito, è necessario contattare l'agenzia di collocamento statale per verificare se esistono forme che devono essere presentate al momento della noleggio di qualcuno. È inoltre necessario scoprire che, se del caso, le tasse statali devono essere pagate. Un ottimo posto per iniziare la tua ricerca sulle regole e regolamenti statali è Payroll-tax. com.

Assicurarsi di controllare che ogni potenziale dipendente abbia il proprio numero di sicurezza sociale. Altrimenti, devono ottenere uno dall'amministrazione sociale (SSA) prima di iniziare a lavorare per te. Se ti dicono che la carta di sicurezza sociale è persa, dovrai chiedere loro di richiedere una sostituzione dalla SSA. Non si desidera rischiare di trovarsi in difficoltà per l'assunzione di un lavoratore che non è idoneo per l'occupazione nell'U.S.

Dovresti anche richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) dall'IRS. Non c'è nessun costo per questo servizio, disponibile online, via fax o per posta.

Imposte che devi trattenere

Quando paghi il tuo dipendente, dovrai trattenere il contributo del dipendente alle tasse di sicurezza sociale e Medicare dal suo stipendio (a meno che tu non decidi di pagare i contributi del dipendente e del datore di lavoro a queste tasse , nel qual caso non si trattenerebbe nulla dal paycheck). Il governo richiede il 15,3% dei salari in denaro - 2,9% per Medicare e 12,4% per la previdenza sociale. Una metà di quella è la quota dei dipendenti, l'altra metà è la quota del datore di lavoro. Quindi, se si trattenere queste tasse dal paycheck del tuo dipendente, devi dedurre 1. 45% per Medicare e 6. 2% per Social Security.

Non è tenuto a trattenere l'imposta sul reddito federale dal salario di un dipendente della famiglia, a meno che non ti chiede di farlo. Ma dovrai controllare con il tuo ufficio di lavoro per scoprire se le imposte sul reddito statale devono essere trattenute.

Un'altra tassa che può essere richiesto di pagare è la tassa federale di disoccupazione (FUTA). Lei è responsabile di questa tassa se paghi più di $ 1 000 per trimestre ai dipendenti della famiglia. Il FUTA è il 6% dei salari FUTA del tuo dipendente fino ai primi $ 7.000 guadagnati. Potrebbe essere in grado di ridurre le tasse federali se il tuo stato richiede di pagare la tassa di disoccupazione statale. In realtà puoi ottenere un credito fino al 5,4% a seconda delle regole di disoccupazione del tuo stato.

Record che è necessario tenere

Quando paghi i tuoi dipendenti, devi tenere record dettagliati. Dovresti avere la prova scritta di:

• i soldi di ogni dipendente e non pagati.

• Le tasse che accettate di pagare per conto del proprio dipendente, come la quota del dipendente della tassa di previdenza sociale o della tassa Medicare.

• Tutte le tasse che trattiate per il dipendente.

• Le tasse che si paga come datore di lavoro, come le tasse sulla disoccupazione.

• Un record del numero di sicurezza sociale di ciascun dipendente.

Forme file a fine anno fiscale

Finché hai tenuto registri accurati, dovrebbe essere abbastanza facile presentare le forme fiscali di fine anno. Entro il 31 gennaio dell'anno successivo (o il primo giorno lavorativo successivo al 31 gennaio), dovrai fornire ai dipendenti una W-2, dichiarazione salariale e fiscale, che li dimostra quanto hanno guadagnato durante l'anno precedente e quanto è stato trattenuto a fini fiscali. Entro la fine di febbraio, devi inviare una copia di questo W-2 all'Amministrazione della sicurezza sociale. Generalmente, è una buona idea presentarla allo stesso tempo che lo dà al tuo dipendente per evitare di dimenticare di inviarlo più tardi.

Quando fissi le tue imposte sul reddito personale per l'anno, dovrai includere Schedule H, Tax on Employment Tax per riportare le tasse familiari per le quali sei obbligato. Se le tasse relative ai dipendenti aggiungeranno notevolmente le tasse che dovete, dovresti includere pagamenti verso tali tasse nei pagamenti fiscali stimati trimestrali.

I pagamenti anticipati sono dovuti il ​​15 del mese di aprile, giugno e settembre durante l'anno fiscale e il 15 gennaio del prossimo anno.Se la data di scadenza cade in un giorno non lavorativo, le tasse stimate sono dovute il giorno lavorativo successivo. Se non riesci a pagare le tasse stimate, potresti finire per pagare gli interessi e le sanzioni a seconda di quanto ancora dovete pagare le tasse. In genere, dovrai pagare almeno il 90% delle tasse che dovrai pagare entro il 15 gennaio del prossimo anno. Non puoi aspettare fino al momento del deposito delle tue imposte entro il 15 aprile per effettuare pagamenti fino al 90%, ma puoi evitare penalità e interessi se pagherai l'ultimo 10% entro il 15 aprile.

La linea inferiore

Quando si impiegano dipendenti della famiglia, ci sono un sacco di documenti governativi per compilare e miriade regole da seguire. Faccia una lista di controllo di tutti i passaggi e le date per i depositi fiscali e tiene i record organizzati. Assicurati di sapere cosa si aspetta da te in modo da poter evitare qualsiasi problema con l'IRS o altre entità governative.

Vedi

Ombrello Assicurazioni & Aiuto domestico e Come funziona Assicurazione Umbrella per conoscere la copertura assicurativa aggiunta che potrebbe essere necessaria quando si assumono dipendenti della famiglia.