"Per diem" o tasso giornaliero è un importo fisso di rimborso corrisposto ai dipendenti per alloggi giornalieri, pasti e spese accessorie sostenute durante i viaggi legati alle attività aziendali. Le tariffe sono stabilite annualmente dall'Agenzia dei Servizi Generali (GSA) per destinazioni all'interno del Continental U. S.; i tassi non stranieri (ad esempio, Alaska, Hawaii, Puerto Rico e Guam) sono fissati dal Dipartimento della Difesa; e tassi stranieri (ovunque al di fuori dell'U.ssa e dei suoi territori) sono stabiliti dal Dipartimento di Stato.

Se viaggiate per affari o che avete impiegati che viaggiano, è importante comprendere per diem, che offre un'alternativa al rimborso basata su record di spesa dettagliati e richiede una contabilità meno elaborata. Qui, rispondiamo alle domande che potresti avere su diem, su come funziona e cosa coinvolge le tasse.

Cosa copre per diem?

La GSA scende per i tassi di diem in due categorie:

• I pasti e le spese accessorie (M & IE)

• copre tutti i pasti (prima colazione, pranzo e cena) e servizio in camera; lavanderia, pulitura a secco e pressatura di abbigliamento; e tasse e consigli per le persone che forniscono servizi, come i server di cibo e i bagagli. I tassi di diem per i pasti variano per posizione e sono suddivisi in sei livelli.

Le principali città hanno tipicamente il massimo per diem tier di $ 74 (per l'anno fiscale 2017); le città più piccole che ospitano viaggi sostanziali di attività hanno per diems che rientrano nel range da tier 2 a tier 5 (da $ 51 a $ 66); e aree che non sono tipicamente visitate dai viaggiatori d'affari avranno il tasso minimo di tier di $ 51.

La categoria di alloggio

comprende alloggi per pernottamenti, come alberghi, motel, locande, resort e appartamenti.

Per ciascuna località è impostata una tariffa separata per ogni tariffa, sia per M & IE che alloggio. Ad esempio, per l'anno fiscale 2017, le tariffe per diem per Atlanta sono $ 140 per alloggio e $ 69 per M & IE. Per Chicago i tassi di alloggio variano da $ 137 a $ 212, a seconda del mese, e il M & IE per diem è di $ 74.

Perché le tariffe per diem differiscono per località?

I tassi di diem sono basati sul costo della vita di una zona. Le tariffe di diem in grandi città come Chicago, New York e Los Angeles sono superiori a quelle per le aree non metropolitane, in quanto i beni e servizi nelle città più grandi sono generalmente più costosi. I tassi di alloggio possono variare anche per mese in risposta all'offerta e alla domanda. L'alloggio più alto per diem a New York, per esempio, coincide con l'autunno, la stagione che attrae i turisti e viaggiatori d'affari.

I tassi di diem sono aggiornati ogni anno e diventano efficaci il 1 ° ottobre, il primo giorno dell'anno fiscale del governo federale.

Come posso trovare i tassi diem per una località specifica?

Chiedere al personale del Dipartimento di Risorse Umane o del Contabilità del vostro datore di lavoro per tariffe specifiche o consultare le informazioni visitando il sito web della GSA dove è possibile effettuare ricerche per città, stato o codice postale per l'anno fiscale corrente (dal 1 ottobre al 30 settembre) ). Se vuoi visualizzare l'anno fiscale successivo o qualsiasi altro anno dal 1997, cercare per stato e selezionare l'anno appropriato dal menu a discesa. Fai clic su "Trova tariffe per diem" per visualizzare i risultati, che sono suddivisi per destinazione primaria, contea, alloggi massimi per mese e pasti e spese contrattuali (M & IE).

Se cerchi un'area non coperta dalle tabelle GSA (ad esempio, se cerca Hawaii, che non fa parte degli Stati continentali), compariranno due collegamenti che ti indirizzeranno al sito appropriato: il Dipartimento della Difesa per viaggi stranieri (Alaska, Hawaii, Puerto Rico e Guam) e il Dipartimento di Stato per tutte le destinazioni straniere.

Che cosa succede se la mia posizione non è elencata nelle tabelle GSA?

Un tasso standard di $ 51 per diem per i pasti e le spese accessorie e un tasso standard di $ 93 per soggiorno per l'alloggio (anno fiscale 2018) si applica a qualsiasi località che non abbia una tariffa specificata nelle tabelle GSA. Ciò vale per tutti gli stati del Continental U. S.

Il mio datore di lavoro deve utilizzare i tassi fissati dalla General Services Administration?

Mentre la maggior parte delle aziende utilizza le tariffe per diem impostate dalla GSA, possono utilizzare metodi alternativi di rimborso. Ad esempio, i datori di lavoro possono utilizzare il metodo IRS high-low, che stabilisce una tariffa flat per diem per località ad alto costo (ad esempio, New York, Chicago e District of Columbia) e una tariffa forfettaria per tutte le altre località. Per viaggiare in o dopo l'1 ottobre 2016, il tasso è di $ 282 ($ 68 se solo M & IE) per viaggiare in qualsiasi area ad alto costo e $ 189 ($ 57 M & IE) per viaggiare in qualsiasi altra località negli Stati Uniti Continentali su e dopo il 1 ottobre 2017.)

Devo pagare le tasse sui rimborsi giornalieri?

I pagamenti diemeri non sono considerati retribuzioni - e quindi non imponibili - purché soddisfino determinate condizioni. Sarai soggetto a tasse se uno dei seguenti è vero:

Il pagamento è più che il tasso federale autorizzato per diem.

Non hai presentato un rapporto di spesa con il tuo datore di lavoro.

• Il tuo rapporto spese non comprendeva la data, l'ora, il luogo, l'importo e l'obiettivo commerciale della spesa.
• Il tuo datore di lavoro ha semplicemente dato un per diem e non ha richiesto un rapporto di spesa.
• Se una qualsiasi delle situazioni di cui sopra è vera, il tuo diario sarà considerato retribuzione e sarà soggetto a ritenute fiscali e di imposta sul reddito. L'importo verrà comunicato dal vostro datore di lavoro sul modulo W-2. Se è giusto che il tuo di diamante sia al di sopra del tasso federale permesso per diem, solo l'importo in eccesso sarà considerato retribuzioni.
• Per sostenere le tue spese di viaggio e le relative spese, sarà tenuto a mantenere un registro che comprende i giorni in cui viaggiavi per affari, dove sei andato e lo scopo commerciale del viaggio.Nota: se il viaggio relativo alle attività è durato più di un anno in una sola località - anche se coinvolge due o più assegnazioni separate - non è consentito l'esenzione fiscale in base alle regole fiscali per diem. Per evitare conseguenze fiscali sfavorevoli, consultare il consulente fiscale prima di intraprendere un viaggio di lavoro esteso.

Può sempre essere utilizzato come alternativa retributiva?

Poiché i pagamenti giornalieri non sono imponibili, alcune persone possono sollevare la domanda: "Posso accettare uno stipendio inferiore con diam invece di un salario più elevato senza per diem? "La risposta è no: le politiche di diem non possono essere create in modo tale che ciò che dovrebbe essere il salario per essere etichettato come qualcos'altro - in questo caso, per diem.

La linea di fondo

I pagamenti diemeri offrono il rimborso ai dipendenti che viaggiano per scopi commerciali. Le tariffe variano per posizione e periodo dell'anno e sono suddivise in due categorie: alloggio e pasti e spese accessorie. Fintantoché i pagamenti non superano il tasso massimo federale per diem, non sono soggetti a imposta; se i pagamenti giornalieri superano i limiti federali, ogni eccesso viene tassato come reddito ordinario.

I tassi di diem possono cambiare annualmente e le leggi fiscali per diem possono essere complicate. Consultare un esperto fiscale qualificato se hai domande o preoccupazioni sulla politica per diede della tua azienda. Per ulteriori consigli sui modi per gestire le spese dei dipendenti, vedere

Uso delle carte di credito aziendali in modo strategico

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