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Il processo di budgeting per le spese in conto capitale è essenziale per un'azienda operare e crescere da una solida posizione finanziaria. Le spese in conto capitale sono le spese che un'azienda fa per generare benefici finanziari per un periodo di anni. Così, una spesa di capitale è il costo delle attività che hanno utilità e possono aiutare una società a creare profitti per un periodo più lungo dell'anno fiscale corrente. Ciò li distingue dalle spese operative, dalle spese per gli attivi acquistati, consumati o utilizzati, tutti nello stesso anno fiscale. Ad esempio, la carta stampante è una spesa operativa; la stampante stessa è una spesa di capitale. Le spese di investimento sono molto più alte rispetto alle spese operative, che comprendono l'acquisto di immobili, attrezzature e veicoli aziendali, anche se possono includere elementi come il denaro speso per l'acquisto di altre imprese o per la ricerca e lo sviluppo. Le spese operative sono esattamente ciò che il loro nome significa, le spese necessarie per la società di operare da settimana a settimana o da mese a mese.

Poiché le spese in conto capitale rappresentano investimenti sostanziali di cassa, progettati per dimostrare un rendimento dell'investimento di capitale per un periodo di anni, è importante per le aziende pianificare con attenzione. Quasi tutte le aziende prevedono un bilancio separato per le spese in conto capitale. Avere un bilancio separato dalle spese operative rende più semplice per le aziende calcolare le rispettive emissioni fiscali. Per le spese operative, le deduzioni si applicano all'esercizio fiscale corrente, ma le deduzioni per le spese in conto capitale sono distribuite su un intervallo di anni e figurano come ammortamenti.

Le procedure per la preparazione di un bilancio di spesa di capitali ovviamente variano da una società all'altra a seconda di fattori quali la natura dell'attività dell'impresa e la dimensione della società. Nelle grandi aziende, il primo passo nel bilancio del capitale può essere dipartimenti individuali all'interno della società che presentano richieste di cose che il dipartimento ha bisogno che rientrano nella rubrica delle spese in conto capitale. Alla fine, tuttavia, le spese in conto capitale sono inevitabilmente determinate dai dirigenti e dai proprietari. Da un lato, le decisioni riguardano spese molto grandi, ed è la direzione che deve fare la valutazione se l'investimento in beni è valido il costo. Le spese di capitale hanno quasi sempre un impatto sulle spese operative, in quanto gli elementi acquistati devono essere mantenuti e occorre prendere in considerazione la "grande immagine". La direzione deve fare la richiesta se le spese in conto capitale siano direttamente provenienti da fondi aziendali o se devono essere finanziati. Il leasing è anche un'opzione, che diventa attraente se una società sta acquistando beni come computer o altre attrezzature tecnologiche, elementi che possono rapidamente diventare obsoleti.

Il bilancio per le spese in conto capitale è una pianificazione futura critica. Nel decidere su una determinata spesa di capitali, la direzione di un'azienda rende una dichiarazione sulla sua visione dell'attuale situazione finanziaria della società e sulle sue prospettive di crescita futura. Dà anche indicazioni circa la direzione che intende spostarsi negli anni a venire. I bilanci delle spese di investimento sono comunemente costruiti per coprire periodi da cinque a dieci anni e pertanto possono servire da indicatori importanti per quanto riguarda un "piano quinquennale" o obiettivi a lungo termine.