Molte aziende offrono una forma di piano pensionistico qualificato e, nel far ciò, rientrano nell'ambito delle linee guida di governo della legge sul reddito da lavoro dipendente del 1974 (ERISA). L'ERISA stabilisce linee guida e norme minime volte a proteggere i dipendenti delle imprese del settore privato che partecipano ai piani per la pensione e la previdenza sociale. Le imprese che gestiscono un piano di pensionamento qualificato che non sono in piena conformità con ERISA potrebbero essere soggette a penalizzazioni costose.

Se il tuo piano pensionistico dei dipendenti fornisce un reddito futuro per il pensionamento o consente ai dipendenti di rinviare i guadagni per la pensione, allora è un piano ERISA. Come datore di lavoro che fornisce questi benefici ai piani ERISA, è anche considerato da ERISA un fiduciario nominato che assume la responsabilità di amministrare questi piani e, altresì, la responsabilità se i vostri piani non sono conformi alle linee guida e standard stabiliti da ERISA.

Ottenere conformità con ERISA

Il rispetto dei requisiti di conformità ERISA non deve essere eccessivamente oneroso. Mentre ci sono molti requisiti, un buon amministratore di terze parti (TPA) può spostare gran parte del carico. Molti dei requisiti sono basati sul calendario, richiedendo la presentazione di moduli entro termini specifici. Queste date di scadenza formano una lista di controllo che può essere gestita da un TPA o da un personale di risorse umane. Altri requisiti devono essere soddisfatti su base ad hoc in base alle circostanze.

Lista di controllo del calendario ERISA

L'amministrazione dei piani 401 (k) comporta l'esecuzione di determinate attività di conformità ERISA in base a un programma annuale. Queste sono le attività più comuni che dovrebbero essere parte delle liste di controllo delle aziende.

Primo trimestre dell'anno del progetto: Fornire le dichiarazioni di rendimento del quarto trimestre per pianificare i partecipanti entro 45 giorni dalla fine del trimestre. Fai contributi del datore di lavoro di un anno prima che una deduzione fiscale contengano nell'anno precedente.

Secondo trimestre: Fornire dichiarazioni di rendimento del primo trimestre per pianificare i partecipanti. Distribuire i differenziali in eccesso fatti nel 2015 al di sopra del limite IRC Section 402 (g). Per i partecipanti al piano che hanno girato l'età di 70 ½ nell'anno precedente, distribuire le distribuzioni minime obbligatorie di primo anno (RMD).

Terzo trimestre: Fornire dichiarazioni di rendimento del secondo trimestre. File Form 5500 per l'anno precedente o il file Form 5558 per un'estensione di 5 mesi. Se il documento del piano è stato modificato durante l'anno precedente, distribuire una nuova descrizione del piano di riepilogo per pianificare i partecipanti. Distribuisci una relazione annuale di riepilogo per l'anno precedente per pianificare i partecipanti.

Quarto trimestre: Fornire dichiarazioni di rendimento del terzo trimestre. Invio di notifiche per i partecipanti, incluse le rate o le modifiche a un piano sicuro 401 (k), l'alternativa di investimento predefinito qualificata (QDIA) o l'iscrizione automatica.Correggere eventuali errori di test ADP / ACP e pagare 10% di accisa.

Requisiti in corso di ERISA

Alcuni requisiti ERISA sono in corso come parte dell'amministrazione del piano o innescati da occorrenze.

Aderenza al documento piano: assicurarsi che la gestione del piano rispetta continuamente i termini del documento di piano. L'IRS ritiene che qualsiasi mancata osservanza rigorosa dei termini del documento di piano sia un difetto operativo che, se non risolto, può comportare la squalifica del piano.

Annotazione annuale dei partecipanti: tutti i dipendenti, i dipendenti terminati e i beneficiari con un saldo del conto devono ricevere una divulgazione dei diritti di partecipante ogni 12 mesi.

Avviso di cambiamento pianificato: i partecipanti devono essere informati di eventuali modifiche del piano da 30 a 90 giorni prima della data effettiva della modifica.

Opportunità di iscriversi: Tutti i dipendenti che hanno rispettato l'età del piano e i requisiti di servizio devono avere la possibilità di iscriversi. Dovrebbero ricevere tutte le forme e le istruzioni necessarie insieme a una descrizione del piano riepilogativo e ad ogni avviso di partecipazione applicabile.

Conformità al prestito: Assicurarsi che i prestiti in essere siano rimborsati in conformità ai termini del piano e alla nota promemoria dei mutuatari.

Depositi tempestivi: Assicurarsi che i deferri dei dipendenti ei pagamenti di prestito siano depositati in tempo, tipicamente contemporaneamente ai depositi fiscali delle retribuzioni.

Condurre il trimestrale di casa: il saldo dei saldi di piccole dimensioni per i dipendenti terminati. Impostare default dei prestiti di processo e utilizzare tutte le perdite non assegnate.

Anche se la maggior parte di questi requisiti può essere gestita da un TPA, lo sponsor del piano datore di lavoro ha il dovere fiduciario di assicurarsi che siano soddisfatti e eseguiti correttamente.