Senza dubbio, hai sentito la frase comune: "Una riunione è un luogo dove vengono presi i minuti e le ore vengono sprecate. "Molte, molte ore vengono sprecate dalle riunioni. Infatti, quando viene chiesto di nominare il più grande pattinatore di tempo sul lavoro, il 24% dei dipendenti si è occupato in un salario. com riportano le riunioni elencate e le chiamate in conferenza.

I lavoratori non pensano solo che le riunioni siano uno spreco di tempo. A quanto pare, pensano anche che le riunioni succhino la vita da loro. Questo potrebbe sembrare drammaticamente drammatico fino a quando non si considerano i risultati di un Clarizen / Harris Poll. Quando gli viene chiesto cosa preferirebbero di sedersi in una riunione di stato, quasi la metà (46%) rispose che preferirebbero fare un'attività spiacevole, ad esempio:

• Andare al DMV
• Sedersi e guardare la vernice asciutta
• Spendere quattro ore di lavoro a lavoro
• Sottoporre un canale radicale
• Prendi i capelli tagliati in un barbone
• Inoltre, il 60% degli intervistati ha affermato che spendono più tempo a prepararsi per la riunione di quanto non spendono nella riunione effettiva: spendono una media di 4,6 ore ogni settimana preparando per le riunioni di stato e spendono 4. 5 ore alla settimana nelle riunioni di stato.

Inoltre, il 35% degli intervistati considera gli incontri di stato uno spreco di tempo e 60% multitask durante le riunioni.

Molti dipendenti già sentono che stanno diventando lavoratori di 24 ore e non amano l'idea di perdere tempo in incontri inutili. Tuttavia, a volte le riunioni sono necessarie e quando vengono condotte correttamente, possono essere produttive e tollerabili, se non piacevoli. Qui ci sono dieci modi per tenere riunioni più produttive.

1. Perdere l'abitudine

Solo perché hai sempre incontrato ogni giovedì pomeriggio, non significa che dovrai continuare lungo questo cammino. Alcune abitudini devono essere rotte e alcune politiche aziendali devono essere riscritte. Dovresti essere riunito per una ragione particolare, e non solo perché sei abituato a farlo.

2. Pesare le tue opzioni

Consideri le tue altre opzioni prima di programmare una riunione. Invece di riunioni di stato settimanali, forse si potrebbe incontrare ogni altra settimana. Rapporti di stato dettagliati dovrebbero fornire informazioni sufficienti per sapere cosa sta succedendo tra le riunioni e si può sempre prendere il telefono per chiamare qualcuno se hai una domanda. Inoltre, se stai incontrando per condividere informazioni, pensa a inviare tali informazioni via email.

3. Be Selective

Non invitare i partecipanti alla riunione "solo nel caso in cui. "Se non c'è ragione chiaro per alcune persone a partecipare alla riunione, non invitarli o richiedere la loro presenza. Ad esempio, non forzare la gente di tecnologia a partecipare alla tua riunione di vendita solo nel caso in cui incontri un problema con l'azionamento del puntatore laser.

4. Prepara in avanti

La creazione di un agenda di riunione ti obbligherà a pensare allo scopo della riunione e creare un contorno sequenziale.Inoltre, assicuratevi di raccogliere tutte le tue informazioni in anticipo. Non dovresti mai lasciare la riunione per recuperare un articolo dimenticato, ecc. Inoltre, prenotate in anticipo la camera, confermate la prenotazione e controllate la stanza per essere sicuri che tutti i tuoi oggetti di scuola (lavagna, gesso per la lavagna ecc. .) sono nel luogo designato.

5. Disseminazione di informazioni

Se l'incontro prevede la discussione di un materiale specifico, inviare questi documenti in anticipo affinché i partecipanti avranno abbastanza tempo prima della riunione per riesaminare il materiale e formulare idee. Chiedere alle persone di portare due o tre domande, commenti o preoccupazioni per la riunione è uno dei modi migliori per garantire che i partecipanti alla riunione abbiano preso il tempo di rivedere l'argomento in discussione.

6. Inizio e fine a tempo

Tutti i partecipanti hanno interrotto i loro fissi giorni lavorativi per partecipare alla riunione. Rispettate il tempo sufficiente per iniziare la riunione al momento previsto. I partecipanti alla fine possono essere informati quando la riunione è finita. Inoltre, tenete d'occhio l'orologio in modo da poter terminare l'incontro in tempo. Inoltre, non senti di dover riempire l'intero orario. Se finisci in anticipo le voci dell'ordine del giorno, ricompensa i partecipanti lasciando loro di tornare al lavoro.

7. Soggiorno il corso

Seguite l'ordine del giorno per mantenere la riunione in pista poiché questa è la chiave per finire in tempo. Non consentire ai partecipanti di introdurre argomenti non correlati che hanno il potenziale per deragliare la riunione. Inoltre, assicurati che i partecipanti rimangano concentrati pure. Richiedete di non utilizzare i propri telefoni, tablet e computer portatili durante la riunione (una riunione senza periferiche è conosciuta come una riunione in topless).

8. Comandi di controllo

Se lo scopo della riunione è quello di risolvere i problemi o di elaborare nuove idee, dovrai sollecitare opinioni del gruppo. Tuttavia, non lasciare che i partecipanti con personaggi forti dominano la discussione. Assicurarsi che ognuno abbia la stessa possibilità di esprimere la propria opinione. Inoltre, evitare di ripetere più volte i punti. Scrivere problemi o decisioni su una lavagna o un lavagna a fogli mobili può evitare risposte ripetitive e necessarie.

9. Limit PowerPoint

È possibile utilizzare PowerPoint per presentare alcuni grafici, grafici o punti di prova, ma non dispongono di una riunione guidata da PowerPoint. In altre parole, non scaricare tutte le informazioni in PowerPoint e quindi spendere l'intera riunione in lettura di ciascuna diapositiva.

10. Be honest

Se una decisione è già stata fatta, non fingere che i partecipanti siano stati convocati per offrire le proprie opinioni o decidere su un percorso di azione. Niente rende i dipendenti più improduttivi che esercitare tempo e fatica quando il loro input non importa.

La linea di fondo

A volte, le riunioni sono essenziali, ma molti dipendenti li rangano tra le peggiori doveri legati al lavoro. Vale la pena di rendere i vostri incontri più focalizzati, pertinenti ed efficaci.