Tutte le decisioni aziendali si basano su dati e numeri. Se un'azienda dovesse ignorare i passaggi nel ciclo contabile, avrebbe iniziato a prendere decisioni basate su numeri imprecisi e alla fine fallire come azienda. Se uno dei passaggi saltati ha provocato pratiche finanziarie illegali, la società potrebbe affrontare molteplici multe e sanzioni da parte dei comitati di vigilanza finanziaria. Se una società o un reparto contabile ha cercato di ignorare i passaggi nel ciclo contabile, ciò comporterebbe dichiarazioni imprecise e potenziali pratiche contabili illegali in base ai principi contabili generalmente accettati (GAAP) o ai principi contabili internazionali.
Gli otto passaggi del ciclo di contabilità, in ordine, sono: transazione, voci di diario, pubblicazione, equilibrio di prova, foglio di lavoro, adeguamento delle voci di diario, bilanci e chiusura dei libri. Ogni passo è necessario per garantire la precisione e la conformità con il passaggio di procedura. Se un'azienda salta una qualsiasi tappa, mette in pericolo il passo in corso e comporta la chiusura imprecisa dei libri dell'azienda.
Il ciclo contabile inizia con un'operazione, ovvero un'operazione finanziaria in cui vengono utilizzate o scambiate le attività di un'azienda. Il secondo passo è quello di creare una voce di diario per ogni transazione finanziaria e mantenere un registro cronologico di tutte le transazioni. Dopo che tutte le voci di registrazione sono state effettuate, un'azienda inserisce ogni transazione sul conto appropriato.
A volte le voci di una società di una società risultano in bilanci che non sono in equilibrio. Per verificare ciò, un'azienda crea un equilibrio di prova nel quarto passo. Il quinto passo consiste nel creare un foglio di lavoro che tiene traccia di tutte le registrazioni di registro necessarie per riportare in equilibrio i bilanci dell'azienda. La registrazione delle voci di diario viene quindi effettuata nel sesto passo e inviata all'account appropriato.
Nei passaggi sette e otto, un'azienda genera i propri rendiconti finanziari e chiude i libri nel periodo contabile, ripristinando efficacemente il ciclo.
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