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Anche se le tecnologie di business intelligence hanno alcune funzioni comuni, la loro funzione principale è quella di sostenere il processo decisionale di un'azienda e di aiutare i lavoratori della conoscenza, come i manager e gli analisti di ricerca, .

Le funzioni delle tecnologie di business intelligence variano per settore. Ad esempio, vengono utilizzati per la produzione per la spedizione di ordini e il supporto per i clienti, nel dettaglio per il targeting e la profilazione degli utenti, nei servizi finanziari e bancari per le richieste e l'analisi dei rischi, nei trasporti per la gestione delle flotte, nelle telecomunicazioni per la comprensione dei tassi di abbandono dei clienti, e in potenza e utility per l'analisi dell'uso di potenza.

In generale, la business intelligence è un processo di analisi dei dati che mira a stimolare le prestazioni aziendali in relazione ai concorrenti aiutando gli utenti finali all'interno dell'azienda a prendere decisioni più informate.

Il processo di business intelligence guidato dalla tecnologia implica una serie di funzioni, strumenti tecnologici, applicazioni e metodologie che aiutano un'azienda a raccogliere dati, preparare analisi, sviluppare e condurre query di database e creare report. Ogni funzione è utilizzata per supportare le decisioni aziendali.

I dati utilizzati in business intelligence possono includere dati storici e nuovi raccolti da fonti esterne. La Business Intelligence prende quindi i dati e unisce un'ampia gamma di applicazioni e funzioni di analisi dei dati, ad esempio analisi ad hoc, query, report aziendali, elaborazione analitica online, software di visualizzazione dati, dashboard e scorecard di performance.

Le applicazioni di business intelligence con funzioni uniche e importanti possono essere acquistate separatamente da fornitori di terze parti o come parte di un'unica piattaforma di business intelligence.