Un sistema di informazione contabile (AIS) è una struttura che un'impresa utilizza per raccogliere, memorizzare, gestire, elaborare, recuperare e riportare i propri dati finanziari in modo che possa essere utilizzata da contabili, consulenti, analisti, manager, capi funzionari finanziari (CFO), revisori e agenzie di regolamentazione e fiscalità. In particolare, i contabili appositamente addestrati lavorano con AIS per garantire il massimo livello di precisione nelle transazioni finanziarie e nella registrazione di una società e di rendere facilmente accessibili i dati finanziari a coloro che hanno legittimamente bisogno di accedervi, mantenendo inalterati e protetti i dati. Questo articolo descrive le componenti primarie di un AIS e alcune delle sue applicazioni in tempo reale.

Componenti di un sistema di informazione contabile I sistemi di informazione contabile sono generalmente costituiti da sei parti principali: persone, procedure e istruzioni, dati, software, tecnologia dell'informazione infrastrutture e controlli interni. Vediamo in dettaglio ogni componente.

Persone
Le persone in un AIS sono semplicemente gli utenti del sistema. I professionisti che potrebbero avere bisogno di utilizzare un AIS di un'organizzazione comprendono contabili, consulenti, analisti aziendali, manager, capi funzionari finanziari e revisori contabili. (Ulteriori informazioni in

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)

Un AIS aiuta i diversi reparti all'interno di un'azienda a lavorare insieme. Ad esempio, la direzione può stabilire obiettivi di vendita per i quali il personale può ordinare l'adeguata quantità di inventario. L'ordine di inventario notifica il reparto contabile di un nuovo debito. Quando le vendite sono fatte, le vendite possono entrare negli ordini dei clienti, la contabilità può fatturare i clienti, il magazzino può assemblare l'ordine, il servizio di spedizione può inviarlo e il reparto contabile riceve notifica di un nuovo credito. Il servizio clienti può quindi tracciare le spedizioni del cliente e il sistema può creare rapporti di vendita per la gestione. I gestori possono anche vedere i costi di magazzino, i costi di spedizione, i costi di produzione e così via.

Con un AIS ben progettato, tutti all'interno di un'organizzazione autorizzata possono accedere allo stesso sistema e ottenere le stesse informazioni. Un AIS semplifica anche l'ottenimento di informazioni alle persone al di fuori dell'organizzazione quando necessario. Ad esempio, i consulenti potrebbero utilizzare le informazioni in un AIS per analizzare l'efficacia della struttura dei prezzi dell'azienda guardando i dati sui costi, i dati di vendita e le entrate. Inoltre, i revisori possono utilizzare i dati per valutare i controlli interni, le condizioni finanziarie e la conformità con la legge Sarbanes-Oxley (SOX). (Per saperne di più sulla regolamentazione contabile, vedere

Storia finanziaria: l'aumento della contabilità moderna

.) L'AIS dovrebbe essere progettato per soddisfare le esigenze delle persone che lo utilizzeranno.Il sistema dovrebbe anche essere facile da usare e dovrebbe migliorare, non ostacolare, l'efficienza. Procedura e istruzioni

La procedura e le istruzioni di un AIS sono i metodi che utilizza per la raccolta, la memorizzazione, il recupero e l'elaborazione dei dati. Questi metodi saranno manuali e automatizzati, ei dati possono provenire sia da fonti interne (ad es. Dipendenti) che da fonti esterne (ad esempio, ordini online dei clienti). Le procedure e le istruzioni saranno codificate nel software AIS; dovrebbero anche essere "codificati" nei dipendenti attraverso la documentazione e la formazione. Le procedure e le istruzioni devono essere seguite costantemente per essere efficaci.

Per memorizzare le informazioni, un AIS deve disporre di una struttura del database come la lingua di query strutturata (SQL), un linguaggio di computer comunemente utilizzato per i database. L'AIS avrà inoltre bisogno di diverse schermate di input per i diversi tipi di utenti di sistema e di diversi tipi di immissione dei dati, nonché diversi formati di output per soddisfare le esigenze di diversi utenti e tipi diversi di informazioni.
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Dati I dati contenuti in un AIS sono tutte le informazioni finanziarie pertinenti a le pratiche commerciali dell'organizzazione. Tutti i dati aziendali che incidono sulle finanze aziendali dovrebbero andare in un AIS. I dati inclusi in un AIS dipendono dalla natura dell'impresa, ma possono consistere in: ordini di vendita

dichiarazioni di fatturazione del cliente
rapporti di analisi di vendita

• requisizioni di acquisto
• fatture di fornitore
• registri di controllo
• registro generale
• dati di inventario
• informazioni sul libro paga
• dati di cronometraggio
• informazioni fiscali
• Questi dati possono quindi essere utilizzati per preparare dichiarazioni contabili e rapporti come l'invecchiamento dei crediti, gli schemi di ammortamento, l'equilibrio di prova, il profitto e la perdita, e così via. Avere tutti questi dati in un unico posto - nell'AIS - facilita la registrazione, l'analisi, l'analisi, il controllo e le attività decisionali di un'impresa. Per essere utili, deve essere completa, corretta e pertinente.
• D'altra parte, esempi di dati che non entrano in un AIS includono memo, corrispondenza, presentazioni e manuali. Questi documenti potrebbero avere un rapporto tangenziale con le finanze aziendali, ma escludendo le note a piè di pagina standard, non fanno parte della contabilità finanziaria della società.
• Software

La componente software di un AIS è il programma informatico utilizzato per memorizzare, recuperare, elaborare e analizzare i dati finanziari della società. Prima che c'erano dei computer, i sistemi AIS erano sistemi manuali e basati su carta, ma oggi, la maggior parte delle aziende utilizza software informatico come base dell'AIS. Le piccole imprese potrebbero utilizzare Quickbooks di Intuit, Sage Peachtree Accounting o Microsoft Small Business Accounting, ma ci sono molti altri. Le piccole o medie imprese potrebbero utilizzare SAP Business One. Le aziende di medie e grandi dimensioni potrebbero utilizzare Dynamics GP di Microsoft, MAS 90 o MAS 200 del gruppo Sage, Peoplesoft di Oracle o Epicor Financial Management.

La qualità, l'affidabilità e la sicurezza sono componenti chiave del software AIS efficace. I gestori si basano sulle informazioni che emette per prendere decisioni per l'azienda e hanno bisogno di informazioni di alta qualità per prendere decisioni sane.

I programmi software AIS possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze uniche di diversi tipi di imprese. Se un programma esistente non soddisfa le esigenze aziendali, il software può anche essere sviluppato in-house con un sostanziale input degli utenti finali o può essere sviluppato da una società di terze parti specificamente per l'organizzazione. Il sistema potrebbe anche essere esternalizzato in un'azienda specializzata.
Per le società quotate in borsa, qualunque programma software e opzioni di personalizzazione scelgano l'attività, Sarbanes-Oxley regolerà la struttura dell'AIS in una certa misura. Ciò è dovuto al fatto che le regolamentazioni SOX stabiliscono controlli interni e procedure di controllo che le aziende pubbliche devono rispettare.

Infrastruttura dell'informatica

L'infrastruttura dell'informatica è solo un nome di fantasia per l'hardware utilizzato per gestire il sistema di informazione contabile. La maggior parte di questi elementi hardware sono cose che un'azienda dovrebbe avere comunque - includono personal computer, server, stampanti, protezioni di sovratensione, router, supporti di memorizzazione e forse un'alimentazione di backup. Oltre al costo, i fattori da considerare nella selezione dell'hardware includono velocità, capacità di archiviazione e se è possibile espandere e aggiornare.

Forse più importante, l'hardware selezionato per un AIS deve essere compatibile con il software desiderato. Idealmente, non sarebbe solo compatibile, ma ottimale, un sistema sconcertante sarà molto meno utile di quello più veloce. Le aziende in un modo in grado di soddisfare facilmente i requisiti di compatibilità hardware e software sono acquistando un sistema chiavi in ​​mano che include sia l'hardware che il software che le aziende hanno bisogno. L'acquisto di un sistema chiavi in ​​mano significa, in teoria, che l'azienda otterrà una combinazione ottimale di hardware e software per il suo AIS.
Un buon AIS dovrebbe includere anche un piano per il mantenimento, la manutenzione, la sostituzione e l'aggiornamento dei componenti del sistema hardware, nonché un piano per lo smaltimento di hardware rotto e obsoleto in modo che i dati sensibili siano completamente distrutti. Controlli interni I controlli interni di un AIS sono le misure di sicurezza che contiene per proteggere i dati sensibili. Questi possono essere semplici come le password o complesse come l'identificazione biometrica. Un AIS deve disporre di controlli interni per proteggere l'accesso computer non autorizzato e limitare l'accesso agli utenti autorizzati che include alcuni utenti all'interno dell'azienda. Deve inoltre impedire l'accesso ai file non autorizzati da parte degli individui che possono accedere solo a parti selezionate del sistema. (Per ulteriori informazioni sulla sicurezza personale, consultate

Protezione dei documenti finanziari dal disastro

.)

Un AIS contiene informazioni riservate appartenenti non solo all'azienda ma anche ai propri dipendenti e clienti.Questi dati possono includere numeri di previdenza sociale, informazioni sulle retribuzioni, numeri di carta di credito e così via. Tutti i dati in un AIS devono essere crittografati e l'accesso al sistema deve essere registrato e sorvegliato. L'attività del sistema dovrebbe essere anche tracciabile.
Un AIS ha anche bisogno di controlli interni che lo proteggono da virus informatici, hacker e altre minacce interne ed esterne alla sicurezza di rete. Inoltre, deve essere protetto da catastrofi naturali e sovratensioni di potenza che possono causare perdite di dati. (Scopri come puoi ottenere un lavoro in questo campo, leggete . AISs in real life

Abbiamo visto come un AIS ben progettato un business per funzionare senza problemi su base giornaliera o ostacolare il suo funzionamento se il sistema è mal progettato. Un terzo utilizzo per un AIS è che quando un business è in difficoltà, i dati nel suo AIS possono essere utilizzati per scoprire la storia di ciò che è andato storto. I casi di WorldCom e Lehman Brothers forniscono due esempi.

Nel 2002 i revisori interni di WorldCom, Eugene Morse e Cynthia Cooper, hanno utilizzato l'AIS della società per scoprire 4 miliardi di dollari in assegni fraudolenti e altre voci contabili. La loro indagine ha portato alla cessazione del CFO Scott Sullivan e alla nuova legislazione. (la sezione 404 della legge Sarbanes-Oxley, che disciplina i controlli e le procedure finanziarie interne delle imprese) (si tratta di un lavoro come finanziario finanziario interessante per te? Quando si esaminano le cause del crollo di Lehman, una revisione del suo AIS e di altri sistemi di dati è stata una componente chiave, insieme alla raccolta di documenti e alle revisioni e alle testimonianze dei testimoni. La ricerca delle cause dell'inadempimento della società "ha richiesto una ricerca approfondita e la revisione dei sistemi operativi, commerciali, di valutazione, finanziari, contabili e di altri sistemi di dati di Lehman ", secondo il rapporto esaminatore di 2, 200 pagine e nove volumi. I sistemi di Lehman forniscono un esempio di come un AIS non dovrebbe

La relazione dell'esaminatore Anton R. Valukas afferma: "Al momento della sua deposizione fallimentare, Lehman ha mantenuto un patchwork di oltre 2 600 sistemi software e applicazioni … Molti dei sistemi di Lehman erano arcani, obsoleti o non standard. "

Th L'esaminatore ha deciso di concentrare i suoi sforzi sui 96 sistemi che sembrano più rilevanti, e l'esame ha richiesto l'addestramento, lo studio e l'analisi e l'errore solo per imparare a utilizzare i sistemi. (Vedi anche il caso di Lehman Brothers e Uno sguardo interno ai revisori interni

.)

La relazione di Valukas ha anche notato: "I sistemi di Lehman erano altamente interdipendenti, ma le loro relazioni erano difficili da decifrare e non ben documentate. Ha avuto uno straordinario impegno per scollegare questi sistemi per ottenere le informazioni necessarie. " Conclusioni Le sei componenti di un AIS funzionano insieme per aiutare i dipendenti chiave a raccogliere, memorizzare, gestire, elaborare, recuperare e riferire i propri dati finanziari. Avere un sistema di informazione contabile ben sviluppato e mantenuto efficiente e accurato è una componente indispensabile di un business di successo.