Un individuo obbligato a guidare per lavoro è permesso di prendere una deduzione chilometrica sulla sua dichiarazione fiscale federale di reddito su soddisfare determinati criteri. Inoltre, gli individui che sfruttano questa opportunità devono documentare i viaggi e essere disposti a presentare prove di supporto su come viene calcolata la deduzione. Se questi obblighi sono rispettati, il contribuente ha il vantaggio di ridurre la sua imposta sul reddito.

1. Qualificarsi per la deduzione di chilometraggio

Prima di registrare le informazioni per una deduzione potenziale di chilometraggio, è necessario soddisfare determinati criteri per trarre beneficio. Un contribuente può prendere la deduzione di chilometraggio per viaggiare dall'ufficio a un luogo di lavoro, dall'ufficio al secondo posto di attività o per la guida alle commissioni commerciali. Inoltre, un contribuente può includere viaggi effettuati con i clienti, andare all'aeroporto, visitare i clienti per affari o cercare un nuovo lavoro nello stesso settore.

2. Determinare il metodo di calcolo

Un contribuente può scegliere tra due alternative di contabilità per l'importo della deduzione di chilometraggio. I due metodi variano, in quanto non richiede la manutenzione di un registro chilometraggio. Se un contribuente sceglie di prendere la deduzione standard di chilometraggio, ha solo bisogno di mantenere un registro di chilometraggio qualificato guidato. Se decida di detrarre le spese reali del veicolo per l'anno, deve conservare tutte le ricevute e la relativa documentazione relativa alle spese per il veicolo.

3. Record odometro all'inizio dell'anno fiscale

Il Servizio Revenue interno (IRS) richiede che un contribuente registri l'odometro dei veicoli commerciali all'inizio dell'anno fiscale. Queste informazioni sono documentate sul modulo 2106. Se il veicolo è acquistato durante l'anno e non è nuovo, il contribuente deve registrare la lettura odometro dal primo giorno in cui viene utilizzato.

4. Mantenere il registro di guida (se necessario)

Se un contribuente sceglie la deduzione standard di chilometraggio, deve tenere un registro di miglia percorsa. L'IRS richiede che vengano mantenute informazioni specifiche o che possa essere soggetta a esclusione dalla deduzione. All'inizio di ogni viaggio, il contribuente segna la lettura del contachilometri del veicolo e elenca lo scopo, la posizione di partenza, la posizione finale e la data del viaggio. Alla conclusione del viaggio, osserva la lettura finale di odometro e sottrae questa cifra dall'inizio alla lettura per trovare il chilometraggio totale per il viaggio. Il registro di guida dovrebbe essere mantenuto in modo tempestivo con dettagli specifici, in quanto le stime e l'arrotondamento non sono consentite.

5. Mantieni un registro delle ricevute (se necessario)

Se un contribuente sceglie la deduzione effettiva delle spese, non è tenuta a mantenere un registro chilometraggio. Invece, deve conservare copie delle relative ricevute e documentazione.Ogni documento deve includere la data, l'importo del dollaro del servizio o il servizio acquistato e le informazioni relative al bene effettivo o al servizio offerto.

6. Record odometro all'anno di fine anno

Alla fine dell'anno fiscale, il contribuente registra la lettura finale di odometro. Questa cifra viene utilizzata in combinazione con la lettura di odometro all'inizio dell'anno per calcolare i chilometri totali guidati nell'auto per l'anno. L'informazione, inclusa la percentuale di chilometri percorsa per scopi commerciali, è richiesta sul modulo 2106.

7. Registrazione del fatturato sulla dichiarazione dei redditi

Alla conclusione dell'anno fiscale, un contribuente elenca l'ammontare totale di miglia percorse sul modulo 2106, linea 13. Questa cifra è calcolata dal tasso di chilometraggio standard per l'anno per determinare l'importo deducibile in dollari . In alternativa, può organizzare le ricevute delle spese effettive in gruppi, tra cui benzina, olio, riparazioni, assicurazioni, noleggio di veicoli e ammortamenti.

8. Conservare la documentazione

Un contribuente deve conservare la documentazione relativa ad una deduzione di chilometraggio per almeno tre anni. Se la documentazione è richiesta dalla IRS per giustificare i calcoli della deduzione di chilometraggio, il contribuente dovrà conservare una copia dei documenti prima di disperdere le informazioni alle autorità fiscali. Per ridurre al minimo il rischio di perdere le informazioni, deve tenere un registro fisico separato per ogni anno fiscale separato.