Forse tu possiedi una piccola impresa, stai vendendo qualcosa personalmente e vuoi fornire termini di acquisto formalizzati o il tuo capo ti ha chiesto di ricercare e creare una fattura appropriata per la tua azienda o organizzazione.

La buona notizia è che ci sono molti modi per progettare una fattura o scaricare un modello pronto che richiede poche modifiche o nessuna modifica.

Cosa devo includere?

Spesso, una fattura è più che una richiesta di pagamento che può in ultima analisi essere contrassegnata a pagamento - è un documento che contiene termini di pagamento e altri accordi formalizzati. Suona come un contratto? È e per questo dovete includere le informazioni corrette.

1. Informazioni del compratore. Qualcuno ha probabilmente dato una fattura che non aveva altro che il tuo nome nella sezione acquirente. Per piccoli acquisti, va bene, ma per transazioni più grandi, non basta. Come venditore, includere tutte le informazioni di identificazione appropriate, tra cui l'acquirente o il nome del cliente, indirizzo, numero di telefono, e-mail, ID fiscale, numero di conto e qualsiasi altro identificatore interno necessario.

Non solo questo identifica con precisione la persona per scopi legali, ma se l'azienda ha un gran numero di clienti, questo rende il bookkeeping più veloce e più preciso.

2. Descrizione del prodotto o servizio . Essere specifici come necessario in modo che non ci sarà confusione in seguito.

3. L'ammontare. Non solo l'importo totale dovuto, ma un elenco dettagliato di tutte le spese, inclusa la quantità e il costo unitario se si vende più di un'unità dell'elemento. L'itemizzazione riduce le chiamate telefoniche e le e-mail relative alla fattura.

4. Due date: quando la fattura è stata creata e la data dovuta. La data di creazione aiuta il tuo reparto di contabilità assegnare la transazione al mese corretto. La data di scadenza consente di applicare una penalità di pagamento ritardato se uno è scritto nel contratto.

5. Informazioni sul pagamento. Come dovrebbe la persona pagare? Qual è il tuo metodo preferito? Se pagano con carta di credito o altro metodo oltre ad un assegno, possono andare al tuo sito web? Dai le opzioni del compratore, ma rendi semplice, veloce e senza problemi il processo di pagamento.

6. Informazioni specifiche sul settore. Se sei nell'industria del servizio, ad esempio un consulente, puoi includere il numero di ore trascorse in un progetto. Includere tutte le informazioni che altri del tuo settore normalmente includere.

7. Il nome della società, le informazioni di contatto e il logo. Solo perché è una fattura non significa che non puoi pubblicizzare. Non sapete quante persone che elaborano la fattura potrebbero essere interessate a ciò che fai. Includi il tuo logo aziendale sopra le tue informazioni di contatto. Alcune aziende includono una nota nella parte inferiore di una fattura che riporta le vendite o gli eventi in arrivo.

8. Un numero di fattura. Questo consente a voi e all'acquirente di seguire questa fattura particolare.

Evidenziare i punti importanti

I progettisti veterani sanno come disegnare l'attenzione del lettore alle informazioni importanti. Su una fattura, le tre parti più importanti sono il nome della tua società e le informazioni di contatto, la data dovuta e l'importo. Le altre informazioni sono importanti, ma mostrando un cliente ricavato, che elaborano molte fatture ogni giorno, le informazioni più importanti potrebbero ottenere la fattura pagata più velocemente. Se dovranno spedirlo a qualcun altro per chiarimenti, dovrai aspettare più a lungo per il pagamento.

Ricerca di modelli

Una rapida ricerca su Google rivelerà molte opzioni. I programmi come Microsoft Office dispongono di un modello personalizzabile incorporato nel loro software e si possono trovare siti web con modelli pronti per il download e l'apertura in Office.

Cashboard - Cashboard offre un modello scaricabile che è possibile aprire in Microsoft Word. I modelli sono semplici ma personalizzabili.

Invoiceberry - Modelli per Office, Open Office e Excel

Microsoft - Se non ti piace il modello fornito con Microsoft Office, vai alla galleria di modelli di Microsoft per ulteriori opzioni.

Oltre a Microsoft Office, Google Documenti dispongono di modelli da scegliere nella sua galleria di modelli e Apple dispone di opzioni per le sue applicazioni di produttività.

Alcuni siti web consentono di creare, stampare, salvare e inviare fatture direttamente dal proprio sito. Non c'è bisogno di avere altri programmi diversi da un browser web.

Paydirt -Paydirt è una piattaforma di fatturazione online. Anche se un servizio a pagamento, la società consente di creare una semplice fattura senza alcun costo.

Inviato - Inviato consente di creare e memorizzare le fatture senza creare un account. Utilizzando la cache locale del browser Internet, è possibile modificare le fatture passate.

Altre opzioni di fatturazione

PayPal dispone di un robusto motore di fatturazione incorporato nella sua piattaforma e applicazioni di contabilità quali QuickBooks consentono la fatturazione all'interno della loro piattaforma (se eliminate la cronologia del browser, tutte le fatture saranno perse. . L'utilizzo del software di contabilità consente di collegare la fattura all'account del cliente.

La linea inferiore

Ricorda i giorni in cui le imprese avevano libri di ricevimento? Quei giorni sono andati. Oggi la fatturazione è molto più semplice grazie a modelli, applicazioni e software di contabilità che non solo fatturano, ma anche organizzano e generano report che consentono di seguire le fatture non pagate.

Alcuni modelli di fattura pre-progettati potrebbero non includere tutti gli elementi sopra elencati; assicuratevi di scegliere quello che ha quello che ti serve per la tua attività o servizio. Per ulteriori informazioni, leggere Avvio di una piccola impresa: Record Keeping .