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Il conto da pagare è una passività, non una spesa. I due rappresentano concetti correlati, ma in definitiva diversi. Il saldo dei debiti è generalmente incluso nelle spese totali quando esamina i bilanci dell'azienda. Il modo migliore per capire come distinguere le passività e le spese è analizzando le azioni passate e quelle future; le passività sono quelle obbligazioni che non sono ancora pagate, mentre le spese sono obbligazioni già pagate per sforzarsi di generare entrate.

Contabilità di responsabilità Vs. Conto spese

I conti di responsabilità e spese si trovano entrambi nei bilanci. Le passività sono coperte in bilancio, che mostra un'istantanea della situazione finanziaria di una società per una data specifica. Le spese si riferiscono a conto economico. Il conto economico evidenzia i ricavi e le spese per mostrare il risultato netto per un periodo di tempo.

Un esempio di transazione di spesa potrebbe essere qualsiasi costo che potrebbe essere sostenuto mentre un venditore sta tentando di portare redditi. Alloggio, cene di clientela, trasporto e materiali per presentazioni sono tutti aggiunti all'account di spesa.

Conti di responsabilità sono tutti i costi sostenuti che non sono ancora stati pagati. Questi includono interessi dovuti a prestiti da parte dei creditori (interessi passivi) e imposte che hanno accumulato la società che prevede di pagare (imposte dovute).

I debiti comportano il denaro dovuto ai creditori che dovranno essere pagati in un breve periodo di tempo, di solito meno di 30 giorni, che non comportano una nota promozionale. Un obbligo ipotecario non sarebbe stato aggiunto ai conti dovuti perché veniva con una nota promozionale; obbligazioni ipotecarie rientrano nelle note da pagare.